Поняття контролю

Контроль - функція управління по обліку витрат ресурсів та забезпеченню виконання планів, програм, завдань по втіленню управлінських рішень. Ведення регулярного, повного та якісного обліку функціонування системи менеджменту є однією з основних умов підвищення її ефективності. Облік має бути організованим стосовно виконання всіх планів, програм, завдань за такими параметрами, як кількість, якість, витрати, виконавці та терміни. Облік витрат ресурсів бажано організовувати за всіма видами ресурсів, товарами, що виробляються, їх стадіями життєвого циклу та підрозділами.

Контроль - це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають. Необхідність контролю полягає: 1)невизначеність, 2)попередження виникнення кризових ситуацій, 3)підтримка успіху, 4)широта контролю.

Вимоги до обліку: 1) забезпечення повноти - ведення обліку за всіма підсистемами системи менеджменту, показниками якості, кількості та ресурсомісткості товарів, підрозділам фірми, товарним ринкам тощо; 2)забезпечення динамічності - облік показників у динаміці та використання результатів обліку для аналізу; 3)забезпечення системності - облік показників системи менеджменту та її зовнішнього середовища (макросередовище країни, інфраструктура регіону, мікросередовище фірми); 4)автоматизація обліку на основі комп’ютерної техніки; 5)забезпечення спадковості, уживаності та перспективності обліку; 7)використання результатів обліку в стимулюванні якісної праці.

92. Класифікація видів контролю

Види управлінського контролю:

Випереджаючий контрол ь спрямований на контроль “входів” у систему і здійснюється ще до початку трансформаційного процесу. Його завдання – відслідковувати якість та/або кількість “вхідних” ресурсів в організацію (фізичних, людських, інформаційних, фінансових тощо), перш ніж вони стануть частиною системи організації. Метою випереджаючого контролю є запобігання ситуаціям, які здатні завдати шкоду організації, а не “лікувати” такі ситуації. Використовуються: журнали, картотеки, табло, графіки, персональні книжки виконавців тощо (ручні системи)

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході трансформаційного процесу. Він грунтується на вимірюванні фактичних результатів діяльності і оперативному реагуванні керівника на відхилення, що виникають. Звичайно, існує розрив у часі між моментами виникнення відхилення від стандартів трансформаційного процесу і коригуючими діями менеджера. Проте, такий розрив є мінімальним. Поточний контроль дозволяє з’ясувати причини відхилень і тому широко використовується в процесі управління. Використовуються: автоматизований контроль виконання (ЕОМ, датчики, прилади і т.п.)

Заключний контроль проводиться вже після завершення трансформаційного процесу. Його об’єктом є “виходи” з організації. Основний недолік заключного контролю – це констатація відхилень від стандартів на завершальному етапі, коли збитки вже наявні. Разом з тим, для багатьох видів діяльності – це єдиний

можливий вид контролю. Отже, ефективність заключного контролю нижча протии

випереджаючого та поточного. Заключний контроль виконує дві важливі функції:

1) забезпечує отримання інформації для удосконалення планування у майбутньому;

2) дозволяє побудувати ефективну систему мотивації. Використовуються: Комбіновані системи контролю (машинно-ручні)

94. Основні етапи контролю

В межах процесу контролю, можна виділити три основних етапи:

1) вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації;

2) порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими стандартами;

3) реакція на порівняння (коригуючі дії або зміна стандартів).

1. Вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації.

Менеджери, звичайно, використовують чотири основних методи вимірювання:

1) особисті спостереження; Особисті спостереження дозволяють отримати уявлення про реальну діяльність підлеглих без фільтрації інформації.

2) статистичні звіти; До переваг статистичних звітів слід віднести: згрупованість і упорядкованість наведеної в них інформації у вигляді розрахунків, таблиць, схем, рядів динаміки тощо.

3) усні звіти підлеглих, Отримання інформації на нарадах, в особистих бесідах, розмовах по телефону – це все приклади усних звітів підлеглих.

4) письмові звіти підлеглих. Письмова звітність легко каталогізується і на неї можна посилатися.

2. Порівняння результатів реального виконання з встановленими стандартами. На етапі порівняння встановлюється ступінь відхилення реального виконання від стандарту. На цьому етапі принципово важливим є визначення прийнятного (допустимого) рівня відхилень. Відхилення реального виконання, що перевищують допустимий рівень, і стають об’єктом діяльності мереджера.
Таким чином, на етапі порівняння менеджер має приділяти особливу увагу розмірам і направленості відхилень.

3. Реакція на порівняння. Заключний третій етап процесу контролю – це реакція менеджера на результати порівняння. При цьому менеджер може обрати один з трьох варіантів дій:а) нічого не робити;б) коригувати діяльність підлеглих;в) коригувати стандарти діяльності.

95. Моделі контролю

Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають. Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності організації, так і на всю їх сукупність.

В межах процесу контролю, модель якого наведена на, можна виокремити три основні етапи: вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації; порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими стандартами; реакція на порівняння (коригуючі дії). Аналіз моделі процесу контролю свідчить, що власне процесу контролю передує встановлення стандартів.

Стандарти являють собою специфічні цілі, на закладі яких оцінюється прогрес щодо їх досягнення. Вони мають бути визначеними ще в процесі виконання функції планування

93. Умови ефективності контролю 96. Система контролю процесів

Параметри ефективної системи контролю. Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв, з-поміж яких можна виділити такі основні:

1. Точність. Система контролю, яка генерує неточну інформацію, призводить до управлінських помилок і витрати зусиль на вирішення проблем, які взагалі не існують. Точність означає, що система контролю повинна бути достовірною.

2. Своєчасність. Тобто система контролю повинна вчасно забезпечувати менеджера інформацією, скорочувати часовий інтервал між подією і її відображенням у контролюючих інформаційних потоках.

3. Економічність. Означає, що результати здійснення контролю повинні бути більшими за витрати, пов’язані з його впровадженням. Менеджерові слід порівнювати витрати на контроль з вигодами, що від нього очікуються.

4. Гнучкість. Система контролю повинна бути “спроможною” враховувати зміни та “вміти” пристосовуватися до них.

5. Зрозумілість. Система контролю, яку важко зрозуміти (усвідомити) може бути причиною помилок підлеглих і, навіть, ігнорування ними самого контролю.

6. Обгрунтованість критеріїв. Стандарти в системі контролю мають бути обгрунтованими (виваженими). Завищені стандарти знижують мотивацію. Стандарти повинні підтягувати виконавців до вищих показників діяльності, але не демотивувати робітників.

7. Стратегічна спрямованість. З цієї точки зору контроль має концентруватися: - на відхиленнях, що трапляються найчастіше; - на відхиленнях, що завдають найбільшої шкоди; - на факторах, які піддаються впливу.

8. Особлива увага виняткам!

9. Численність критеріїв. Якщо контроль здійснюється з використанням одного єдиного критерія, то зусилля підлеглого будуть спрямовані на намагання виглядати краще саме за цим стандартом. Використання кількох критеріїв контролю забезпечує подвійний позитивний результат:- кількома критеріями важче маніпулювати;- наявність кількох критеріїв руйнує прагнення виглядати краще за одним з них.

10. Повинна бути такою, що підтримує коригуючі дії. Система контролю має не лише сигналізувати про відхилення, але і підказувати, які саме коригуючі дії можна запровадити для виправлення ситуації. Це досягається, наприклад, встановленням стандарту типу “якщо…- тоді…”

11. Дисфункціональний ефект системи контролю. В процесі створення і використання системи контролю в будь-якій організації слід пам’ятати про виникнення так званого дисфункціонального ефекту системи контролю, який знаходить своє відображення: 1) у намаганні підлеглих “виглядати краще” за критерієм, що контролюється; 2) у маніпулюванні даними контролю.

97. Контролююча поведінка менеджера

Модель процесу контролю поведінки робітників в організації

Складові процесу контролю поведінки робітників в організації.

1. Стандарти діяльності робітників. Будь-яка робота, яку належить виконати в організації, описується за допомогою певних стандартів. Завдання ствндартів, що використовуються в процесі контролю поведінки робітників, полягає в тому, аби пояснити, що саме очікується від робітника в процесі його діяльності.

2. Вимірювання реального виконання. Виділяють 3 основних підходи до оцінки діяльності виконавців в організації:

1) оцінка за абсолютними стандартами; Діяльність робітника оцінюється шляхом порівняння отриманих ним реальних результатів із заздалегіть визначеним певним кількісним показником (стандартом).

2) оцінка за відносними стандартами; означає, що діяльність одного робітника оцінюється порівняно з результатами діяльності іншого.

3) оцінка за критерієм ступеня досягнення цілей діяльності. Якщо організація використовує процес управління за цілями (МВО), тоді оцінку діяльності робітників краще здійснювати за критерієм ступеня досягнення цілей.

На практиці рекомендується комбінувати підходи до оцінки виконання, аби зменшити недоліки кожного з них.

3. Прямий управлінський контроль поведінки робітників в організації. Складовими прямого управлінського контролю поведінки робітників є: – винагородження; Інструментами винагородження:похвала; підвищення у посаді; спеціальні винагороди (премія, пільги);надання бажаного робочого завдання; символи статусу, тощо. – підвищення кваліфікації підлеглих; – підсилення мотивації; – дисциплінарний вплив. Дисциплінарний процес включає 4 послідовних кроки: 1) усне попередження; 2) письмове попередження; 3) тимчасове призупинення діяльності; 4) звільнення з роботи.

4. Непрямий управлінський контроль поведінки робітників в організації (замінники прямого управлінського контролю). В практиці управл д-сті часто виникають ситуації, за яких прямий управлінський контроль доповнюється іншими засобами, так званими замінниками прямого управлінського контролю поведінки робітників до яких, зокрема, належать:

1) ефективна селекція (підбір кадрів); 2) сприйняття та використання феномену організаційної культури; 3) формалізаціїя процедури прийому на роботу; 4) навчання робітників (тренінг). Всі вони зменшують ймовірність того, що фактичні результати діяльності підлеглих будуть нижчими за стандарти.

98. Управління по відхиленнях

Управління за відхиленнями - це система діяльності, заснована на виявленні і доведенні до відома керівників тільки тих сигналів, які вимагають його особистої уваги. Іншими словами, це система, націлена на полегшення праці керівника за рахунок поділу всієї ділової інформації на дві частини: з одного можуть впоратися підлеглі, інша ж вимагає втручання самого керівника.
Розглянемо основні компоненти управління по відхиленнях:

• Вимірювання - це оцінка, часто кількісна, різних видів діяльності, якої керівник займався в минулому або виконує тепер. Без подібної оцінки неможливо виявлення винятків, що вимагають втручань.

• Прогноз - це аналіз отриманих при вимірюванні оцінок, заснований на розумінні завдань розвитку організації та екстраполяції виявлених тенденцій на майбутнє.

• Відбір - забезпечення знання критеріїв, якими слід керуватися управлінському персоналу при досягненні поставлених перед організацією цілей.

• Спостереження - стадія оцінки ситуації, яка дає керівникові відомості про поточний стан справ.

• Порівняння - фактичний стан справ порівнюється з плановим, виділяються відхилення від норми, що вимагають уваги і доводяться до відповідного рівня керівництва.

Для компаній, що використовують цей метод управління, встановлений реальний управлінський ефект:

• економія часу керівника;

• концентрація часу на більш важливих напрямках у сфері управління;

• фільтрація і розподіл інформації для прийняття рішень на різні рівні;

• скорочення кількості прийнятих рішень, які щодня доводиться приймати керівнику;

• підвищення обгрунтованості рішень і зменшення ймовірності появи помилок;

• зростання ефективності використання кваліфікованих співробітників;

• попередження відхилень, що дозволяє уникнути авральних ситуацій;

• покращення взаємодії між підрозділами.

99. Комунікації в менеджменті

Комунікація - це обмін інформацією, її змістом між двома і більше людьми. Комунікації є процесами зв’язку працівників, підрозділів, організацій тощо.

Мескон. Альберт та Хедоурі підкреслюють, що комунікації виникають:

1.Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією зі споживачами йде через рекламу, з державою - через звіти, з політичною системою – шляхом створення лобі в парламенті. Під дією зовнішнього оточення проводяться наради обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відеострічки, звіти та інше.

1.Між рівнями, підрозділами та працівниками організації. Комунікації можуть здійснюватись:

-начальник сповіщає підлеглим про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та інше:

-від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію та ін.. тобто спрацьовує принцип "знизу до верху":

-між різними підрозділами (відділами, цехами і т.п.):

-між окремими працівниками:

-між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом);

-через неформальні комунікації (здебільшого шляхом розповсюдження чуток).

Базою комунікацій є ефективне інформаційне забезпечення. Інформація - це сукупність повідомлень, які відображають конкретний бік явища, події, виробничо-господарської дія льності.

Носіями інформації є документи, графіки, перфострічки, перфокарти, магнітофонні стрічки, плакати, схеми і т.п. Основним носієм інформації є документ. Інформація може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами. Часто в умовах виробничо-господарської діяльності вирішення управлінських проблем вимагає застосування графіків та відповідно способів графічних зображень.

100. Поняття та загальна характеристика комунікаційного процесу

В теорії управління комунікація – це процес обміну інформацією між двома або більше особами, який забезпечує їх взаєморозуміння. З визначення комунікації випливає, що для здійснення процесу комунікації потрібні 4 умови: наявність щонайменше двох осіб: 1) відправника – особи, яка генерує інформацію, що призначена для передавання; 2) одержувача – особи, для якої призначена інформація, що передається; 3) наявність повідомлення, тобто закодованої за допомогою будь-яких символів інфомації, призначеної для передавання; 4) наявність канала комунікації, тобто засоба за допомогою якого передається інформація; наявність зворотнього зв’язку, тобто процесу передавання повідомлення у зворотньому напрямку: від одержувача до відправника. Таке повідомлення містить інформацію про ступінь сприйняття і зрозумілості отриманого ним повідомлення.

В процесі комунікації, модель якого наведена на рис., виділяють такі етапи:

1) формування концепції обміну інформацією; 2) кодування та вибір каналу; 3) передавання повідомлення через канал; 4) декодування; 5) усвідомлення змісту ідеї відправника; 6) зворотній зв’язок.

Модель процесу комунікації

101. Організаційні комунікації та їх класифікація

Усередені організації її співробітники грають певні ролі, діють в умовах ієрархії влади. Все це зрештою вносить суттєві зміни в характер комунікації, ускладнює їх. Тому для позначення процесів комунікації в межах організації використовують поняття “організаційні комунікації”.

1) В залежності від статусу комунікації розрізняють формальні та неформальні комунікації.

Формальні комунікації є наслідком ієрархії влади в організації, відповідають прямому ланцюгу команд і є частиною комунікацій, необхідних для виконання певної роботи в організації.

Неформальні комунікації виникають спонтанно, несанкціоновано менеджментом. Вони підтримують формальні комунікації, заповнюють розриви, що існують у формальних комунікаціях.

2) За характером спрямованості розрізняють такі типи організаційних комунікацій:

- міжрівневі комунікації; - горизонтальні або бокові комунікації; - діагональні комунікації.

В рамках міжрівневих комунікацій виділяють: нисхідні і висхідні.

Нисхідні комунікації – це передавання інформації з вищіх рівнів управління на нижчі. Вони використовуються для спрямування, координації і оцінки діяльності підлеглих. За допомогою нисхідних комунікацій підлеглим передається інформація про поточні завдання, прореколмендовані процедури,прийняття рішень тощо.

Висхідні комунікації – це передавання інформації з нижчих рівнів управління на вищі. За допомогою таких комунікацій керівники отримують інформацію про стан справ на нижчих рівнях управління, а саме: про поточні проблеми робітників; про хід виконання поставлених задач; про те, що може сприяти вдосконаленню діяльності організації тощо. Обмін інформацією по висхідній здійснюється у формі звітів, пропозицій, пояснювальних записок тощо.

Горизонтальні комунікації мають місце між членами однієї групи або співробітниками рівного рангу. Вони необхідні для того, щоб прискорити і полегшити обмін інформацією в організації, координувати і інтегрувати різні функції в організації. Горизонтальні комунікації можуть бути як формальними, так і неформальними.

Діагональні комунікації – це комунікації, які перехрещують функції і рівні управління організації, проходять крізь них. Вони важливі в ситуаціях, коли члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією по іншим каналам.

102. Характеристика вертикальних комунікацій

Вертикальні комунікації здійснюються у двох напрямах: з вищих рівнів на нижчі – за низхідною, з низових рівнів до вищих – за висхідною. Таким чином, підлеглим повідомляється про поточні завдання, зміну пріоритетів, рекомендовані процедури та ін. Обмін інформацією за висхідною, як правило, відбувається у формі звітів, пропозицій, пояснювальних записок, у залежності від встановлених керівництвом правил, інструкцій. Комунікації за висхідною також виконують функції повідомлень про те, що відбувається на низових рівнях, це дозволяє керівництву дізнаватися про поточні або назріваючі проблеми і пропонувати можливі варіанти поліпшення справ.

103. Міжособові комунікації

Виділяють такі основні методи міжособових комунікацій:
1) усна комунікація;
2) письмова комунікація;
3) невербальна комунікація.
Усна комунікація – найпоширений метод обміну інформацією між людьми. До попул форм усної комунікації відносяться:
- промови;
- групові дискусії;
- розмови по телефону;
- розповсюдження чуток тощо.

Письмова комунікація також широко використовується на практиці. Формами письмової комунікації виступають: накази; розпорядження, листи, звіти і багато інших засобів комунікації, які використовують письмові символи.

Письмові комунікації використовують перш за все у випадках, коли потрібно щонайточніше передати зміст складної та об`ємної інформації.

Невербальна комунікація – це такий обмін інформацією, який здійснюється без використаня слів (натомість застосовуються різні символи). Функціями невербальної комунікації є:

доповнення і заміна мови; відображення емоційного стану партнерів по комунікаційному процесу.

104. Вербальні і невербальні комунікації

Вербальні комунікації

Суперечка. Слово спір служить для позначення процесу обміну протилежними думками. Під спором розуміється всяке зіткнення думок, розбіжності в точках зору з якого-небудь питання, предмету, боротьба, за якої кожна зі сторін відстоює свою правоту.

Дискусія - це обмін думками з питань відповідно до більш-менш визначеними правилами процедури та за участю всіх або тільки деяких присутніх на зборах.

Збори, не обставлене формальностями і присвячене обговоренню будь-якого приватного питання, зазвичай називається масовим мітингом. Засідання комісії – найбільш частий вид масового обговорення.

Говоріння — психологічний компонент вербальної комунікації; метод втілення в систему знаків певного смислу, кодування інформації; механізм мовлення, побудови висловлювань.

Слухання — психологічний компонент вербальної комунікації, метод декодування і сприймання інформації.

Класифікація невербальних засобів комунікації

105. Інформація, її види та роль в менеджменті

Інформація — це влада, і деякі менеджери намагаються притримувати її для зміцнення своїх позицій і статусу. Внаслідок цього може виникнути тертя між керівництвом і працівниками, оскільки перші починають спекулювати на питаннях, які тримають у таємниці від останніх. Але небезпечна не лише нестача інформації, а й її надмір, що дезорієнтує людей.

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками:

1) за формою відображення: - візуальна (графіки, таблиці, табло і т. д.); - аудіоінформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);

2) за формою подання: - цифрова; - буквенна; - кодована;

3) за порядком виникнення: - первинна; - похідна;

4) за характером носіїв інформації: - документована; - недокументована;

5) за призначенням: - директивна (розпорядча); - звітна; - довідково-нормативна;

6) за напрямом руху: - вхідна; - вихідна;

7) за стабільністю: - умовно-змінна; - умовно-постійна;

8) за способом відображення: - текстова (алфавітна, алфа­вітно-цифрова); - графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);

9) за способом обробки: - що піддається механізованій обробці; - що не піддається механізованій обробці.

Види інформації: Релевантна (інфо з конкретно питання)

Плутаюча: взята до уваги, але не стосується організації

Бюрократична: не взята до уваги і ніяк не стосується завдань організації

Інформація Касандри: не взята до уваги.

106. Інтелектуальні системи управління підприємства

Інтелектуальна інформаційна система (ІІС) — це один з видів автоматизованих інформаційних систем, інколи ІІС називають системою, засновану на знаннях. ІІС є комплексом програмних, лінгвістичних і логіко-математичних засобів для реалізації основного завдання: здійснення підтримки діяльності людини і пошуку інформації в режимі розширеного діалогу на природній мові.

Експертні системи:

-Власне Експертні системи (ЕС)

-Інтерактивні банери (web + ЕС)

-Запитально-відповідальна система (в деяких джерелах «системи спілкування»)

-Інтелектуальні пошукові системи (наприклад, система Старт)

-Віртуальні співбесідники

ІІС можуть розміщуватися на якому-небудь сайті, де користувач ставить системі питання на природній мові (якщо це запитально-відповідальна система) або, відповідаючи на питання системи, знаходить необхідну інформацію (якщо це експертна система). Але, як правило, ЕС в інтернеті виконують рекламно-інформаційні функції (інтерактивні банери), а серйозні системи (такі, як, наприклад, ЕС діагностику устаткування) використовуються локально, оскільки виконують конкретні специфічні завдання.

Інтелектуальні пошукові системи відрізняються від віртуальних співбесідників тим, що вони досить безликі і у відповідь на питання видають деякий витяг з джерел знань (інколи досить великого обсягу), а співбесідники володіють «характером», особливою манерою спілкування (можуть використовувати сленг, ненормативну лексику), і їхні відповіді мають бути гранично лаконічними.

Для розробки ІІС раніше використовувалися логічні мови(Пролог, Лісп і т. д.), а зараз використовуються різні процедурні мови. Логіко-математичне забезпечення розробляється як для самих модулів систем, так і для стикування цих модулів. Проте на сьогоднішній день не існує універсальної логіко-математичної системи, яка могла б задовольнити потреби будь-якого розробника ІІС, тому доводиться або комбінувати накопичений досвід, або розробляти логіку системи самостійно. В області лінгвістики теж існує безліч проблем, наприклад, для забезпечення роботи системи в режимі діалогу з користувачем на природній мові необхідно закласти в систему алгоритми формалізації природної мови, а це завдання виявилося куди складнішим, ніж передбачалося на зорі розвитку інтелектуальних систем. Ще одна проблема — постійна мінливість мови, яка обов'язково має бути відбита в системах штучного інтелекту.

107. Автоматизовані системи управління підприємства

Автоматизована система управління (АСУ) — автоматизована система, що ґрунтується на комплексному використанні технічних, математичних, інформаційних та організаційних засобів для управління складними технічними й економічними об'єктами. АСК - це сукупність керованого об’єкта й автоматичних вимірювальних та керуючих пристроїв, у якій частину функцій виконує людина.

АСК дає змогу розв'язувати задачі перспективного таоперативного планування виробництва,оперативного розподілу завантаження обладнання, оптимального розподілу обладнання та викорис ресурсів і інше. АСК належить до класу людино-машинних систем і складається з функціональної і забезпечувальної частин. Функціональна частина АСК включає систему моделей планово-екон і управ задач, забезпечувальна частина — інфор і технічну бази, математичне забезпечення, екон-організаційну базу та інше.

Інформаційна база АСК — це розміщена на машинних носіях інформації сукупність всіх масивів даних, необхідних для автоматизації керування об'єктом або процесом.

Технічна база — комплекс технічних засобів збору, передачі, обробки, накопичення і видачі даних, а також пристроїв, що безпосередньо впливають на об'єкти управління.

Математичне (програмне) забезпечення АСК поділяється на системне і спеціальне

108. Сучасні методи комунікаційного процесу в менеджменті

109. Удосконалення комунікації в організації

Практикою напрацьовано багато різних підходів до підвищення ефективності комунікаційних процесів в організації. Один з найвідоміших – це підхід, запропонований Американською асоціацією менеджменту, який називається "10 настанов щодо ефективної комунікації".
1. Прояснюйте свої ідеї перед початком комунікації. Це означає системне усвідомлення та аналіз питань, проблем та ідей, які є предметом комунікації. Чим глибше ви обмірковуєте свої майбутні повідомленя, тим прозорішим і чіткішим буде процесс комунікац.
2. З’ясовуйте дійсну мету комунікації. Менеджеру треба чітко визначити, чого він бажа досягти своїм повідомленням. Якщо така мета чітко

ідентифікована, тоді комунікації легко проектувати.
3. Приймайте до уваги усі елементи середовища комунікації, як фізичні, так і людські.

4. Намагайтеся отримати допомогу від інших в процесі комунікації. Консультації з іншими людьми можуть бути корисним методом кращого розуміння важелів управління комунікаціями. Більш того, той хто допомагає формулювати повідомлення, як правило, є тією силою, яка активно підтримує комунікацію.
5. Слідкуйте за інтонаціями голосу в процесі передавання повідомлення так само ретельно, як і за змістом повідомлення. На слухачів впливає не тільки те, що сказано, але і як сказано.

6. Передавайте якомога більше корисної інформації. Люди запам’ятовують такі повідомлення, які є корисними для них.
7. Відслідковуйте процес комунікації. Менеджеру потрібно дбати про встановлення гарного зворотнього зв’язку, знати чи є для підлеглих зрозумілим повідомлення, що передається.
8. Підтверджуйте свої слова конкретними діями. Коли менеджер сам собі суперечить, говорячи одне, а роблячи інше, він дискредитує свої власні вказівки. Підлеглі завжди критично оцінюють поведінку менеджера і швидко реагують на подібні ситуації.
9. Майте на увазі, що сучасні комунікації впливають на майбутнє. Більшість комунікацій відбиває потреби поточної ситуації, але вони одночасно мають бути спрямовані у майбутнє.
10. Намагайтеся бути гарними слухачами.

110. Сутність керівництва. Керівництво та лідерство.

Керівник — індивід, який очолює колектив і використовує надану йому владу для впливу на поведінку людей, що у ньому працюють.

Керівник може використовувати формальні важелі впливу (у цьому разі поняття «керівник» ототожнюється з поняттям «менеджер», «керуючий») і неформальні (у цьому разі поняття «керівник» ближче до поняття «лідер»).
Між керівництвом і лідерством існує певна різниця.
Керівництво — процес впливу на підлеглих за допомогою формальних важелів для забезпечення виконання ними офіційно визначених доручень і вирішення певних завдань.
Основою керівництва є вплив і влада. Вплив — це поведінка однієї людини, яка вносить зміни у

поведінку, стосунки, відчуття ін людини. Влада — це можливість впливати на поведінку ін. Лідерство — здатність впливати на поведінку окремих осіб чи робочої групи особистими якостями, які відповідають зовнішнім і внутрішнім потребам групи.
Лідерство ґрунтується на соціальній взаємодії у групі людей, на визнанні професіоналізму та компетентності.
Керівника, який досяг влади лише завдяки своїй посаді і керує людьми винятково з цих позицій, відносять до формальних лідерів. Його влада поширюється переважно на виробничі відносини і здійснюється за схемою «начальник — підлеглий» (він має владу над підлеглими, оскільки вони залежать від нього у питаннях розподілу завдань, нарахування заробітної плати, просування по службі тощо).

111. Понятт та загальна характеристика лідерства

Лідерство – це процес несилового впливу у напрямку досягнення організацією своїх цілей. Для того, щоб складна організація ефек виконувала свої задачі необх забезпечити виконання всіх функцій управління. Лідерство – являється тим видом діяльності, який пронизує всю систему управління.

Лідер — це людина, здатна впливати на окрему особу, соціальну групу, трудовий колектив і спрямовувати їх зусилля на досягнення цілей організації.

Поняття "лідерство" включає такі фактори:

-характеристика лідера;

-позиція, потреба, інші характеристики його послідовників;

- характеристика організації: її мета, структура та головні завдання;

-соц-екон і пол середовище. На думку Мак Трегора, лідерство не е властивістю особи, а вплив лідерства виявляється у формуванні настрою, бажань та інтересів колективу щодо бізнесу.

Нині лідерство як складний соціально-психологічний процес групового розвитку диференціюється за різними ознаками.

1. За змістом діяльності: лідер-натхненник, що пропонує програму поведінки; лідер-виконавець, що забезпечує вико­нання вже прийнятої програми; лідер, який одночасно є і натхненником, і організатором.

2. За характером діяльності: універсальний, що постійно проявляє свої якості лідера; ситуаційний — якості лідера проявляються лише в певних, специфічних ситуаціях.

3. За стилем лідерства: авторитарний, демократичний, лібе­ральний.

112. Характеристика теорії лідерства

Підхід з позицій особистих якостей базується на виявленні властивостей та особистісних характеристик “ефективних” керівників. Згідно з так званою теорією великих людей (особистісна теорія лідерства) найкращі керівники мають певний перелік особистих якостей, які є загальними для всіх (чесність, рівень інтелекту, знання, вражаюча зовнішність, ініціативність, дисциплінованість, освіта, особливо економічна і соціальна, великий ступінь впевненості в собі, здоровий глузд, мудрість).

Підхід з позиції поведінки. Згідно з цією позицією ефективність керівництва визначається не особистими якостями, а манерою поведінки керівника. В основі підходу лежить поділ стилів керівництва (поведінки) на автократичний, демократичний, ліберальний, орієнтований на роботу, орієнтований на людину (працівника). Розробники підходу (група американських вчених біхевіористів) шукали найбільш оптимальний стиль керівництва (довго вважали таким стилем демократичний). Але виявилося, що такого стилю не існує: стиль керівництва міняється залежно від ситуації.

Ситуаційний підхід. В основі підходу є визначення стилів поведінки і особистих якостей, що найбільше відповідають конкретним ситуаціям. Слід вибирати різні способи керівництва залежно від характеру певної ситуації. Ситуаційні фактори включають: потреби і особисті якості підлеглих, характер завдання, вимоги і вплив середовища, інформацію, яку має керівник, тощо.

113. Порівняльна характеристика стилів керівництва

1.Автократичний стиль – це поведінка керівника, який має достатній обсяг влади для нав’язування своєї волі підлеглим.

Основними позитивними характеристиками керівника-автократа є: відданість, ризикованість, оперативність, настирливість тощо.

Негативним у керівника -автократа є: надмірна централізація влади, свідоме обмеження контактів з підлеглими, нетерпімість до заперечень, формальне проведення нарад, перевищення меж законів, часте застосування адміністративних стягнень тощо.

2.Демократичний стиль – це поведінка керівника, який намагається не нав’язувати свою волю підлеглим, а створює клімат у колективі, де працівники мотивують себе самі до праці через потреби вищого рівня.

Основними позитивними характеристиками керівника-демократа є справедливість, повага до підлеглих, турбота про них, делегування другорядних питань підлеглим, прислуховування до думок підлеглих, доведення вказівок підлеглим у вигляді пропозицій, порад і навіть прохань, інформування колективу про стан справ та перспективи розвитку організації тощо.

3.Ліберальний стиль – це поведінка керівника, який надає своїм підлеглим майже повну волю у виборі завдань та контролю за ними.

Основними позитивними характеристиками керівника-ліберала є: ввічливість, добродушність до підлеглих, готовність вислуховувати пропозиції і навіть критику підлеглих тощо.

Негативним у керівника-ліберала є: відсутність ініціативи, очікування вказівок зверху, невпевненість, легкість впливу оточуючих, невимогливість до підлеглих, легко роздає нереальні обіцянки, безконтрольність, якщо вказівка не виконується підлеглим, може виконувати її сам тощо.

Дата добавления: 2017-02-01; Просмотров: 105; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!