Організація документообороту

Документи, з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів на зберігання, проходять певний шлях. Цей шлях називається документооборотом.

Документооборот – це рух документів в процесі їх оперативного використання та бухгалтерського опрацювання з моменту складання до передачі на зберігання в архів.

Для забезпечення рівномірного руху документів без затримки розробляють графік документообігу.

Графік документообігу оформляють у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із за­значенням їх взаємозв'язку і строків виконання.

Кожному виконавцю видається витяг із графіка, в якому наведено перелік документів, що стосуються функціональних обов'язків вико­навця, строки їх подання та підрозділи підприємства, до яких надхо­дять ці документи.

Документообіг і графік документообігу на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Чі­тка система документообігу прискорює оформлення і проходження документів, підвищує відповідальність працівників всіх рівнів за своєчасність складання, використання і опрацювання документів.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відпо­відальність конкретної особи. Організація правильного зберігання документів має велике значення. Тому архів повинен бути організований так, щоб було забезпе­чене не лише збереження документів, а і можливість їх швидкого по­шуку при необхідності. Для цього первинні документи звітного місяця комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються відповідною довідкою до архіву. На папках з документами (називаються справами) вказується назва підприємства, код синтетичного рахунка, номера документів, кількість документів та до якого звітного періоду вони належать (місяць і рік).

Розрізняють поточні й постійні архіви. Поточний архів організову­ється безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за зберігання архіву.

Постійний архів розміщується у спеціально об­ладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухга­лтерських документів і звітності, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Документи з поточного архіву в постійний передають­ся після закінчення звітного року.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та іншої документації визначається відповідно до «Переліку типових документів, які створюються в процесі органів державної влади, місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств», затверджених наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998 р.

Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок — 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів — 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

Дата добавления: 2017-02-01; Просмотров: 55; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!