Тема 5. Первинне спостереження. Документація і інвентаризація

Документацію якнайтісніше пов’язано з рахунками. Тільки документи можуть бути підставою для записів на рахунках бухгалтерського обліку. Щоб господарську операцію можна було контролювати її треба не просто записати на рахунках бухгалтерського обліку, а спочатку оформити документально. Відтак первинний документ стає основним, найважливішим носієм інформації. З моменту оформлення первинного документа починається бухгалтерський облік. Документи відіграють важливу роль в управлінні діяльності підприємств, в забезпеченні збереження та контролю майна підприємства, мають доказову силу і використовуються при аналізі фінансової діяльності підприємств. Значення документації важко переоцінити. Без документа немає обліку.

Наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. було затверджено Положення про документальне оформлення господарських операцій.

Згідно даного положення всі первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.

Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити:

- назва підприємства, установи, від імені яких складений документ;

- назва документа;

- дата і місце складання;

- код форми (номер);

- зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі);

- посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

У випадках, установлених законодавством, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворого обліку та суворої звітності.

До бланків документів суворого обліку та суворої звітності, зокрема, належать:

Ø документи, що засвідчують особу, подію, право, освіту, трудовий стаж тощо (паспорт і свідоцтва про народження, одруження і розірвання шлюбу, переміну прізвища, імені, по батькові; трудова книжка і вкладиш до неї; посвідчення водія, службове, військове, ветерана, інваліда; дипломи про освіту, присвоєння звання; пенсійна книжка; пенсійні листки, листки тимчасової непрацездатності та інші);

Ø проїзні документи (квитки на проїзд у залізничному, морському, річково­му і повітряному транспорті; документи на перевезення вантажів, військо­ві проїзні документи та інші);

Ø знаки поштової сплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);

Ø документи, що обслуговують грошовий обіг (книжки ощадні, чекові, депо­зитні; чеки грошові, майнові, розрахункові; бланки фінансування, страху­вання; акредитиви; марки податкові, митні; доручення на видачу коштів, пенсій, майна; сертифікати якості, на право вивезення та ввезення; поліси страхування; ліцензії та інші).

Виготовлення бланків цінних паперів і документів суворої звітності здійснюється тільки на державних спеціалізованих підприємствах, які охороняються органами внутрішніх справ. Контроль за додержанням правил та роз’яснення щодо їх застосування здійснює Міністерство фінансів України.

Облік наявності та руху бланків суворого обліку та суворої звітності ведеться на збалансованому рахунку 08 "Бланки суворого обліку". Збільшення залишку цього рахунка означає надходження таких бланків, а зменшення — після їх вико­ристання або списання як непридатних.

Аналітичний облік ведеться за кожним бланком і місцями їх зберігання.

До складання документів ставляться слідуючи вимоги:

- своєчасність складання;

- достовірність показників;

- правильність оформлення.