Модель процесса коммуникации, его элементы и этапы. Причины неэффективности межличностной коммуникации и пути их устранения

КОММУНИКАЦИИ

Коммуникация в организациях, ее классификация.

Внешняя среда, ее основные факторы, взаимодействие организации с ними

Внешняя среда социальных организаций – вся совокупность социальных факторов, воздействующих на организацию извне, - как непосредственно, так и опосредованно, косвенно

Методы анализа внешней среды.

1) вероятностный сценарий будущего, представляющий собой описание развития нынешней ситуации на предстоящий определенный период времени и основанный на прогнозах относительно изменений в группах факторов внешней среды.

2) СВОТ – анализ (SWOT – analysis).

Характеристики внешней среды:

· сложность внешней среды.

· подвижность, изменчивость среды как результат уплотнения социального времени (hyperturbulence - ''сверххаотичные изменения'').

· неопределённость внешней среды.

· взаимосвязанность факторов внешней среды.

ФАКТОРЫ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ:

Первая группа – это факторы общего воздействия (косвенного воздействия, отдаленного влияния) (социально-экономические, технологические, социокультурные, политические, экологические, демографические факторы).

Вторая группа – это факторы непосредственного воздействия (прямого воздействия, операционного окружения).(внешние учредители и владельцы, поставщики, потребители, профессиональные и социальные ассоциации, государственные (федеральные), региональные (область, штат, провинция, земля и т. д.), муниципальные органы (местные сообщества),оказывающие своё воздействие законами, указами, распоряжениями, инструкциями и т.д.

Факторы среды непосредственного воздействия находятся с организацией в тесном оперативном взаимодействии и именно под их влиянием происходит незамедлительная перестройка факторов внутренней среды. Рассмотрим особенности этих внешних факторов.

Сэмьюэл С. Серто (коммуникацию как «процесс предоставления (sharing) информации другим индивидам».

Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. (коммуникация как «процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми» и объединяют ее с процессом принятия решений в группу интегративных процессов менеджмента). О.С. Виханский и А.И.Наумов ( коммуникация как «передача информации от одного субъекта к другому».

3 аспекта коммуникации:

семантический (содержательная сторона сообщения, его смысл, значение),

синтактический (знаковая, структурная, количественная сторона),

аксиологический, или прагматический (т.е. ценность, полезность информации для решения тех или иных задач). Говоря о коммуникации в управлении, нельзя игнорировать ни один из указанных аспектов.

Для управления важны и своевременность передачи, поступления, приема, расшифровки информации.

Социальная информация обладает и конкретными свойствами, обусловленными ее содержанием, количеством, ценностью и своевременностью доставки: достоверностью, правдивостью, полнотой, глубиной, точностью, убедительностью, доказательностью, новизной, эффективностью, оптимальностью, оперативностью, надежностью, выразительностью и т.д.

В единстве указанных четырех аспектов социальная информация выступает и как уменьшение, снятие неопределенности в положении социального субъекта, что имеет важное значение именно в отношениях управления.

Коммуникация – это сложный информационный процесс, материальная основа которого – передача значения, смысла посредством знаков (символов). Но коммуникация – это и социальныйпроцесс, отражающий структуру социальных отношений и выполняющий в ней функцию связи.

Поэтому закономерно, что некоторые авторы (например, Герберт А Саймон, Дональд У.Смитбург, Виктор У. Томпсон) включают систему коммуникации в состав элементов структуры организации.

КЛАССИФИКАЦИЯ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ

В системе организационной коммуникации можно выделить две большие подсистемы:

1) систему коммуникации между организацией и ее внешней средой

2) систему коммуникации внутри организации.

В системе внутриорганизационной коммуникацииможновыделить такие её виды:

1) межуровневая коммуникация, т.е. коммуникативные связи между различными уровнями управления;

2) горизонтальная коммуникация, т.е. коммуникативные связи между одноуровневыми подразделениями;

3) коммуникация внутри подразделений.

В зависимости от каналов связи, по которым осуществляются эти три вида коммуникации, каждый из них представляет собой либо формальный тип связи, либо неформальный.

Межуровневая коммуникация имеет вертикальный характер. Ее можно подразделить на два подвида:

а) коммуникацию по нисходящей, т.е. с высших уровней структуры на низшие. По таким линиям до подразделений, нижестоящих руководителей, работников доводятся цели организации, конкретные задачи (задания), процедуры исполнения, нормы оргкультуры, приказы и инструкции.

б) коммуникацию по восходящей, т.е. с низших уровней структуры на высшие. По этой линии как раз и осуществляется обратная связь, руководители получают информацию о реакции подчиненных на их предложения, распоряжения, указания, предложения ''снизу'' об улучшении условий труда и быта, модернизации оборудования, повышению производительности труда.

Горизонтальная коммуникация играет важную роль в координации действий подразделений одного иерархического уровня, обеспечении их слаженной деятельности в достижении общих целей организации.

Как правило, от такого коммуникационного взаимодействия получают и сопутствующий позитивный эффект – повышения у работников ощущения удовлетворенности от осознания ''командной работы'', устойчивых равноправных отношений в организации.

Коммуникация внутри подразделений может быть подразделена на следующие подвиды:

а) Коммуникация ''руководитель-подчиненный'' -это разновидностью вертикальной, но в подразделении, то есть в формальной группе, имеет свои особенности.

б) Коммуникация ''руководитель-группа'' - та совокупность отношений, которая складывается в группе.

в) Коммуникация ''подчиненный-подчиненный'' – это вид горизонтальной коммуникации внутри группы.

Все указанные выше разновидности в совокупности образуют реально действующую систему коммуникации. Однако, очевидно, что до сих пор мы имели в виду планируемую руководством или работниками передачу информации по должностным, официальным каналом, то есть формальную коммуникацию.

Реальных же каналов связи в организации намного больше, так как формальная система коммуникации всегда дополняется неформальной.

Система формальной коммуникации в организации представляет собой структуру официальных информационных каналов, которая должна функционировать по единому формальному плану распределения и движения информации. Эта система обусловлена системой официальных властных полномочий, формальной оргструктурой.

Но формальный информационный обмен, как правило, не может удовлетворить потребности субъектов организационных отношений в коммуникации – он не столь гибок и разнообразен, как это им необходимо. Поэтому реальная коммуникация шире, разнообразнее, чем официальная схема, включает много неформальных контактов. Параллельно формальным каналам связи, на их пересечениях, иногда – вместо них и т.д. образуется СИСТЕМА НЕФОРМАЛЬНЫХ КАНАЛОВ СВЯЗИ.

Эти каналы – еще и каналы распространения слухов. В западной управленческой литературе применяется термин - grapevine, т.е. '' виноградная лоза ''. Известный американский исследователь коммуникации Кит Дэвис указывает, что происхождение этого термина (означающего также ''систему тайного сообщения'' и ''ложные сведения'') относится ко времени гражданской войны в США, когда армия Севера использовала протянутые провода, которые постоянно запутывались, а передаваемые по ним сведения – искажались.

В процессе коммуникации можно выделитьчетыре базовых элемента, которым соответствуютчетыре этапа.

1-й элемент – Отправитель (передатчик), источник информации, т.е. субъект, генерирующий идеи, обрабатывающий информацию, которой предстоит стать сообщением.

Этим действиям соответствует1-й этап – Генерирование и формулирование идей сообщения.

Уже на этом этапе из-за некачественного формулирования содержания сообщения коммуникация может дать сбой. Поэтому его лейтмотив:«Не начинайте передавать информацию, не обдумав ее содержание».

2-й элемент процесса – Сообщение (послание), т.е. информация, закодированная посредством знаков, символов или сигналов. Информация обладает смысловым содержанием, объемом и ценностью, которые и должны дойти до получателя и быть им расшифрованы.

Этому элементусоответствует2-й этап – Кодирование, т.е. трансформирование передаваемого содержания в знаковую форму, для чего выбираются кодовые знаки – носители информации: звук, шрифт, свет, физические действия, которые соответствующим образом организуются: речь, текст, рисунок, жест, поза.

3-й элемент – Канал связи, т.е. линия передачи информационного сообщения, среда, в которой движутся знаки или сигналы. Важно, чтобы избранный тип канала связи был совместим с формой сообщения и типом знаков (символов), примененных при кодировании. Тип канала должен соответствовать и содержанию сообщения (так, за чашкой кофе, как и в личной записке, не проводят награждений, не объявляют официальных взысканий).

Иногда в канале связи есть передатчик и приемник – в том случае, если они не совпадают, отправителем и получателем сообщения - такие дополнительные элементы усложняют коммуникационный процесс.

3-му элементу процесса ком соответствует3-й этап – Передача сообщения. Как только передача сообщения началась, информация распространяется по каналу связи и вернуть ее нельзя (но, можно повторять с корректировкой). К этому этапу подходит пословица: «Слово – не воробей, вылетит – не поймаешь».

Если в процессе движения по каналу в послании искажаются (заменяются) носители информации (кодовые знаки) или форма сообщения, то передача не может считаться состоявшейся. Целесообразно дублировать как формы сообщения, так и каналы связи – это всегда позволяет повысить эффективность передачи послания.

4-й элемент – Получатель (приемник) – тот, кому предназначено сообщение, и кто декодирует его содержание, интерпретирует и оценивает его. Ключевой характер этого элемента очевиден.

Данному элементу и выполняемой им роли соответствует4-й этап процесса – Декодирование. Декодирование предполагает расшифровку символов или сигналов, обнаружение в них содержания с определенным объемом, смысловым значением и полезностью, восприятие (что получил), интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял) получатель.

Проблема 4-го этапа состоит в том, что «получить» сообщение – это еще не означает верно «понять» его содержание, а «понять» – еще не означает «принять» (согласиться с ним и действовать, как в нем предписано).

Главная сложность ком. в том, что содержание сообщения должно быть не только понято, но и принято. Степень же его принятия обусловлена системой интересов, ценностей, норм и т.д. – системой критериев, которой придерживается получатель, и степенью ее совпадения с системой критериев отправителя.

5-й элемент – Помехи, или шум ( все, что так или иначе создает помехи прохождению информации) – это любые вмешательства в процесс коммуникации на любом участке, искажающие смысл сообщения.

Источниками шума могут быть как характеристики самих элементов процесса коммуникации (например, нечеткость формулирования, плохое состояние канала связи) так и организационные характеристики (многоуровневость, объем управления, пересечение формальных и неформальных связе).

В определенной степени шум присутствует всегда, отсюда всегда происходит некоторое искажение в цепи коммуникации, поэтому руководителю не нужно этим сильно огорчаться. Главная его задача - не допустить высокого уровня шума, т.е. такого уровня, который может привести к заметной утрате сообщения или даже блокировке информационного обмена.

Многие проблемы в коммуникационной цепи позволяет разрешить ее 6-й элемент – Обратная связь. Именно обратная связь позволяет проверить, получено ли сообщение адресатом, понято ли оно и принято ли.

восемь информационных сообщений, различных по содержанию:

1. Сообщение, которое отправитель намеревается послать.

2. Сообщение, которое он на самом деле посылает.

3. Сообщение, которое доходит до получателя.

4. Сообщение в интерпретации получателя.

5. Ответ, задумываемый получателем.

6. Ответ, реально посылаемый получателем.

7. Ответ, доходящий до отправителя.

8. Ответ получателя в интерпретации отправителя.

Проблемы эффективности формальной системы организационной коммуникации

Факторы, которые снижают эффективность организационной коммуникации, называются коммуникационными барьерами. Их можно подразделить на макробарьеры и микробарьеры.

К коммуникационным макробарьерам относятся преимущественно факторы, отражающие глобальные изменения в общих условиях информационного обмена человечества. Среди них можно указать на такие:

Дата добавления: 2017-02-01; Просмотров: 177; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!