Краткие сведения из теории.

Задание

Темы для предварительного изучения.

Цель работы

Работа с формами

Порядок выполнения работы.

1. Изучить краткие сведения из теории.

2. Ознакомится с индивидуальным заданием.

3. Запустить Microsoft Access и создать отчеты согласно индивидуальному заданию.

4. Оформить отчет по лабораторной работе.

Содержание отчета

Наименование и цель работы; основные положения кратких сведений из теории; индивидуальное задание; распечатки экранных форм, выводы по работе.

Получение навыков работы по созданию экранных форм. Изучение методов создания пользовательских форм.

Назначение форм. Создание формы с помощью мастера форм. Создание простой формы в режиме Конструктора. Работа с элементами управления. Создание сложной формы на основе ранее созданных простых форм. Задание выражения для элементов управления.

Создать форму для ввода информации в таблицы в удобном для пользователя формате. Создать сложную форму, объединив формы, созданные для разных таблиц.

Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать. Запросы тоже отображают данные, но делают это в виде результирующей таблицы, не имеющей почти никаких средств оформления. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления

Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.

Кроме того, форму можно создать с помощью кнопки Новый объект, без помощи мастера, на основе нескольких таблиц, из записей, отфильтрованных в таблице, запросе или другой форме.

Рассмотрим создание формы с помощью мастера

1. В окне базы данных выберите вкладку Формы.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.

4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма. При использовании мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне мастера.

Рис.3.1 Окно Создание форм

5. Нажмите кнопку ОК.

6. Если на шаге 3 были выбраны Мастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера.

При выборе; элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма создается автоматически. Для просмотра записей с небольшим количеством полей удобно использовать ленточную форму. В отличие от простой формы, которая показывает только одну запись, в ленточной форме отформатированные записи выводятся на экран одна за другой, как в таблице. Изменить созданную форму можно в режиме конструктора.

Структура формы. Форма имеет три основных раздела: область заголовка, область данных и область примечания. Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши, это позволяет изменять размеры разделов так, как требуется.

Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское назначение — их содержимое напрямую не связано с таблицей или запросом, на котором основана форма. Раздел данных имеет содержательное значение — в нем представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод. Разработчик формы может разместить здесь дополнительные элементы управления для автоматизации ввода данных (переключатели, флажки, списки и другие, типичные для приложений Windows).

Рис.3.2 Элементы управления формы

Все сведения в форме или отчете содержатся в элементах управления. Элементы управления — это объекты формы или отчета, которые служат для вывода данных на экран, выполнения макрокоманд или оформления формы или отчета. Например, поле можно использовать для вывода данных на экран в форме или отчете, кнопку — для открытия другой формы или отчета, а линию или прямоугольник — для разделения и группировки элементов управления с тем, чтобы они лучше воспринимались пользователем.

В Microsoft Access существуют следующие типы элементов управления, которые содержатся на панели элементов в режиме конструктора формы или режиме конструктора запроса: поле, надпись, группа, переключатель, флажок, выключатель, поле со списком, список, кнопка, рисунок, присоединенная рамка объекта, свободная рамка объекта, набор вкладок, подчиненная форма/отчет, разрыв страницы, линия, прямоугольник и дополнительные элементы ActiveX. Элементы управления могут быть связанными, свободными или вычисляемыми. Связанный элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы управления используются для отображения, ввода или обновления значений из полей базы данных. Для вычисляемого элемента управления в качестве источника данных используется выражение. В выражении могут быть использованы данные из поля базовой таблицы или запроса для формы или отчета, а также данные другого элемента управления формы или отчета. Для свободного элемента управления источника данных не существует. Свободные элементы управления используются для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков.

Надписи. Надписи предназначены для отображения в форме или отчете описательных текстов, таких как заголовки, подписи или краткие инструкции. В надписях не выводятся значения полей или выражений; они всегда являются свободными и не меняются при переходе от записи к записи. Надпись может быть присоединена к другому элементу управления (такую надпись называют подписью). Например, поле создается с присоединенной надписью, которая содержит подпись этого поля. Эта надпись появляется как заголовок столбца в форме в режиме таблицы.

Надпись, созданная с помощью инструмента «Надпись», размещается отдельно и не присоединяется ни к какому элементу управления. Такие надписи используются для отображения разных сведений, например, заголовков формы или отчета, а также для вывода поясняющего текста. Надписи, не присоединенные к элементам управления, не отображаются в режиме таблицы.

Поля. Поля используются в форме или отчете для отображения данных из таблицы, запроса или инструкции SQL. Поле такого типа называют присоединенным, потому что оно связано с данными в поле в источнике данных. Кроме того, существуют свободные поля. Например, можно создать свободное поле для отображения результатов вычислений или для приема данных, вводимых пользователем. Содержимое свободного поля нигде не сохраняется.

Группы. Группа используется в форме или отчете для вывода ограниченного набора параметров. Группа делает выбор параметра простым и наглядным. В каждый момент времени в группе может быть выбран только один параметр. Группа состоит из рамки группы и набора флажков, переключателей или выключателей. При присоединении группы к полю к нему присоединяется только рамка группы, а не находящиеся в ней флажки, выключатели или переключатели. Пользователь не должен определять свойство Данные (ControlSource) для каждого элемента управления в группе. Вместо этого следует задать в свойстве Значение параметра (OptionValue) каждого флажка, выключателя или переключателя число, являющееся допустимым для поля, к которому присоединена рамка группы. При выборе параметра в группе Microsoft Access вводит в поле значение, равное значению свойства Значение параметра (OptionValue) выбранного элемента. В свойстве Значение параметра (OptionValue) требуется задавать число, так как значением группы может быть только числовое, а не текстовое значение. Microsoft Access сохраняет это число в базовой таблице. Группа может быть также связана с выражением или быть свободной. Свободные группы применяются в специальных диалоговых окнах для принятия данных, вводимых пользователем, и для выполнения действий, основанных на этих данных.

Выключатели. В форме или отчете выключатель может быть использован как отдельный элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL.. Если кнопка выключателя нажата, поле в таблице имеет значение «Да»; если кнопка выключателя не нажата, поле имеет значение «Нет».

Когда пользователь нажимает кнопку выключателя, присоединенного к логическому полю, Microsoft Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля (Format) («Да»/«Нет», «Истина»/«Ложь» или «Вкл»/«Выкл»). Выключатели особенно удобны при использовании в группах. В такой группе легко видеть, какой из выключателей нажат. Вместо подписи на выключатель можно поместить рисунок. Свободные выключатели используются также в специальных диалоговых окнах для приема данных, вводимых пользователем.

Переключатели. Флажки. Свойства аналогичны выключателям. Кроме того, флажки включаются в группу для отображения набора выбираемых значений.

Поля со списком. Во многих случаях удобнее выбрать значение из списка, чем вводить конкретное значение с клавиатуры по памяти. Поле со списком позволяет выбрать любой из этих способов ввода значения, не требуя при этом значительного места в форме. Поле со списком является комбинацией двух элементов: поля и раскрывающегося списка. Значение, выбранное или введенное в присоединенное поле со списком, вставляется в поле, к которому присоединено поле со списком. В поле со списком список состоит из строк с данными. Строки содержат один или несколько столбцов, с заголовками или без заголовков. Если поле со списком, содержащим нескольких столбцов, является присоединенным, то сохраняется значение одного из столбцов. Свободное поле со списком позволяет сохранять значение, используемое в другом элементе управления. Например, с помощью свободного поля со списком можно ограничить значения, отбираемые в другом поле со списком или в специальном диалоговом окне. Свободное поле применяется также для поиска записи с помощью значения, выбранного или введенного в поле со списком. Поля со списком имеют свойство Ограничиться списком (LimitToList), которое определяет, допускается ли ввод в поле любых значений или только совпадающих с одним из значений списка. Если в форме достаточно свободного места и требуется, чтобы список постоянно находился на экране, а также если требуется ограничить вводящиеся данные имеющимся списком, вместо поля со списком можно использовать список.

Списки. Во многих случаях удобнее выбрать значение из списка, чем вводить конкретное значение по памяти. Кроме того, выбор из списка позволяет быть уверенным, что введенное значение является допустимым. Список состоит из строк с данными. Строки содержат один или несколько столбцов, которые могут быть снабжены заголовками. Если список из нескольких столбцов является присоединенным, то сохраняется значения одного из столбцов. Свободный список позволяет хранить значение, используемое в другом элементе управления. Например, с помощью свободного списка можно ограничить значения, отбираемые в другом списке или в специальном диалоговом окне. Свободный список применяется также для поиска записи с помощью значения, выбранного в списке. В тех случаях, когда в форме недостаточно места для отображения списка, или если наряду с выбором из списка требуется вводить новые значения с клавиатуры, вместо списка следует использовать поле со списком.

Кнопки. Кнопки используются в формах для выполнения определенного действия или ряда действий. Например, можно создать в форме кнопку, открывающую другую форму. Чтобы кнопка выполняла какое-либо действие, следует создать макрос или процедуру обработки события и связать их со свойством кнопки Нажатие кнопки (OnClick). Мастер кнопок позволяет создавать кнопки более 30 разных типов. При создании кнопки с помощью мастера для нее определяется процедура обработки события.

Текст надписи на кнопке задается в качестве значения свойства Подпись (Caption). Чтобы поместить на кнопку рисунок, следует указать его в свойстве кнопки Рисунок (Picture).

Подчиненные формы. Подчиненная форма - это форма, находящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм. Подчиненная форма удобна для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». Например, можно создать форму с подчиненной формой для вывода данных из таблицы «Типы» и из таблицы «Товары». Данные в таблице «Типы» находятся на стороне «один» отношения. Данные в таблице «Товары» находятся на стороне «многие» отношения s каждый тип может иметь несколько товаров. Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице на стороне «один». Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму. Подчиненная форма может быть выведена в режиме таблицы, или она может быть выведена как простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая форма.

Главная форма может содержать любое число подчиненных форм, если каждая подчиненная форма помещается в главную форму. Имеется также возможность создавать подчиненные формы двух уровней вложенности. Это означает, что можно иметь подчиненную форму внутри главной формы, а другую подчиненную форму внутри этой подчиненной формы. Например, можно иметь главную форму, в которой выводятся данные о клиентах, подчиненную форму, выводящую данные о заказах и другую подчиненную форму, которая отображает то, что заказано.

Элементы управления, которыми может пользоваться разработчик, представлены на Панели элементов. Ее открывают щелчком на соответствующей кнопке панели инструментов Microsoft Access или командой Вид – Панель элементов. Выбор элемента управления выполняется одним щелчком на его значке в Панели элементов, после чего следующим щелчком в поле формы отмечается место, куда он должен быть поставлен. Вместе с элементом в поле формы вставляется его присоединенная надпись. По умолчанию эта надпись стандартная, например для переключателей это Переключатель 1, Переключатель2 и т. д. Редактированием свойства элемента управления (доступ к свойствам открывается через контекстное меню) можно дать элементу управления более содержательную подпись.

Основными элементами оформления формы являются текстовые надписи и рисунки. Для создания в форме текстовых надписей служат два элемента управления — Надпись и Поле. В качестве надписи можно задать произвольный текст. Элемент Поле отличается тем, что в нем отображается содержимое одного из полей таблицы, на которой основана форма, то есть при переходе от записи к записи текст может меняться.

Для создания графических элементов оформления служат элементы управления Рисунок, Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта. Рисунок выбирается из графического файла и вставляется в форму. Элемент Свободная рамка объекта отличается тем, что это не обязательно рисунок — это может быть любой другой объект OLE, например мультимедийный. Элемент Присоединенная рамка объекта тоже в какой-то степени может служить для оформления формы, но его содержимое берется не из назначенного файла, а непосредственно из таблицы базы данных (если она имеет поле объекта OLE). Естественно, что при переходе между записями содержимое этого элемента будет меняться.

Дизайн формы. В то время как таблицы базы данных скрыты от посторонних глаз, формы базы данных — это средства, с помощью которых с ней общаются пользователи. Поэтому к формам предъявляются повышенные требования по дизайну. В первую очередь, все элементы управления форм должны быть аккуратно выровнены. Это обеспечивается командой Формат – Выровнять. Если нужно равномерно распределить элементы управления по полю формы, используют средства меню Формат – Интервал по горизонтали или Формат – Интервал по вертикали.

Ручное изменение размеров и положения элементов управления тоже возможно, но редко приводит к качественным результатам. При работе вручную используют перетаскивание маркеров, которые видны вокруг элемента управления в тот момент, когда он выделен. Особый статус имеет маркер левого верхнего угла. Обычно элементы управления перетаскиваются вместе с присоединенными к ним надписями. Перетаскивание с помощью этого маркера позволяет оторвать присоединенную надпись от элемента.

Существенную помощь при разработке дизайна формы оказывает вспомогательная сетка. Ее отображение включают командой Вид – Сетка. Автоматическую привязку элементов к узлам сетки включают командой Формат – Привязать к сетке.

Управление последовательностью перехода. Пользователь, для которого, собственно, и разрабатывается форма, ожидает, что ввод данных в нее должен происходить по элементам управления слева направо и сверху вниз. Однако при проектировании сложных форм, когда в процессе дизайна элементы управления многократно перемещаются с места на место, очень легко перепутать их последовательность и создать неудобный порядок ввода данных.

Физически последовательность перехода — это порядок перехода к следующему полю по окончании работы с предыдущим. Она легко проверяется с помощью клавиши TAB. Если при последовательных нажатиях этой клавиши фокус ввода «мечется» по всей форме, значит, последовательность перехода нерациональна, и ее надо править.

Для управления последовательностью перехода служит диалоговое окно Последовательность перехода. В нем представлен список элементов управления формы. Порядок элементов в списке соответствует текущему порядку перехода. Изменение порядка перехода выполняется перетаскиванием в два приема:

§ щелчком на кнопке маркера слева от названия выделяется элемент управления (кнопка мыши отпускается);

§ после повторного щелчка с перетаскиванием элемент перемещается на новое место.

Закончив разработку макета формы, ее следует закрыть и сохранить под заданным именем. После открытия формы в окне База данных, с ней можно работать: просматривать или редактировать данные из базовой таблицы.

Проверку последовательности перехода выполняют клавишей TAB.

Дата добавления: 2017-02-01; Просмотров: 55; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!