Работа с запросами

Краткие сведения из теории

Работа с запросами

Цель работы: изучение методов создания запроса на выборку, основанного на связанных таблицах, формирования структуры запроса путем выбора базовых таблиц и полей, а также формулирования условий отбора.

Объекты «Таблица» и «3апрос» в Microsoft Access являются основополагающими, т.к. часто запросы могут использоваться вместо таблиц. Например, форма или отчет могут основываться как на таблице, так и на запросе. Таблицы и запросы содержат множество полей и записей. Оба эти объекта могут предоставлять исходную информацию, необходимую для формы или отчета.

Запросы используются пользователем для выбора из базы данных информации, которая интересует его в данный момент. Результат обработки программой Access такого запроса представляет собой таблицу. В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы записи, которые удовлетворяют критериям запроса. При каждом выполнении запроса набор данных строится вновь на основе "свежих" табличных данных.

Если исполнителю надо получить данные из базы, он должен использовать специальные объекты — запросы. Выделяют два типа запросов: QBE-запросы (Query By Example - запрос по образцу), пользователь дает им определение, специфицируя отдельные параметры в окне проектирования с использованием подсказок (образцов), и SQL-запросы (Structured Query Language - структурированный язык запросов), формулируя их, пользователь применяет инструкции и функции, выстраивая некоторое описание. QBE-запрос Access легко транслирует в соответствующий SQL-запрос. Обратная операция также не составляет труда. Для программы Access безразлично, с каким типом запроса работает пользователь.

Работа с любыми объектами начинается с окна База данных (рис.1). Запрос выбора является стандартным типом запроса. Для проектирования запроса в окне базы данных сначала следует выбрать раздел Вид/Запросы, а затем выполнить щелчок на кнопке Создать.

Рис.1

На экране появится диалоговое окно Новый запрос (рис. 1), в котором Вам будет предложено выбрать один из вариантов создания запроса в следующем списке:

Конструктор - новый запрос создается "вручную", без помощи мастера.

Простой запрос - на основе выбранных полей с помощью мастера создается простой запрос.

Перекрестный запрос - с помощью мастера создается запрос, в котором данные представляются в компактном формате, подобном формату представления данных в электронных таблицах.

Повторяющиеся записи - с помощью мастера создается запрос, в котором отражаются дубликаты значений полей в таблице или простом запросе.

Записи без подчиненных - с помощью мастера создается запрос, в котором отражаются те записи из одной таблицы, которые не имеют связей с записями другой таблицы.

Чтобы создать запрос без помощи мастера по разработке запросов, необходимо выбрать строку Конструктор и нажать кнопку ОК. При этом отобразится пустой проект запроса, а также диалоговое окно Добавление таблицы (рис. 2).

Рис.2

Процесс добавления таблиц и запросов к проектируемому запросу завершается нажатием кнопки Закрыть.

Типы запросов, создаваемых в Microsoft Access.

1. Запросы на выборку.

Наиболее часто используемым запросом является запрос на выборку. Запрос на выборку возвращает данные из одной или нескольких таблиц, а также результаты, которые при желании пользователь может изменить (с некоторыми ограничениями). Также можно использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий

2. Запросы с параметрами.

Это запросы, при выполнении которых в диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле. Можно создать запрос, в результате которого выводится приглашение на ввод нескольких данных, например, двух дат. В результате будут возвращены все записи, находящиеся между указанными двумя датами. Также запросы с параметрами удобно использовать в качестве основы для форм и отчетов. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При выводе данного отчета, на экране появится приглашение ввести месяц, доходы которого интересуют пользователя. После ввода месяца на экране будет представлен требуемый отчет. Для получения дополнительных сведений о запросах с параметрами нажмите кнопку. Можно создать специальную форму или диалоговое окно, которое вместо диалогового окна запроса с параметрами будет выводить приглашение на ввод параметров запроса.

3. Перекрестные запросы

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие как суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй - в верхней строке. Существует возможность вывести данные в перекрестной таблице без создания в базе данных отдельного запроса. Для этого следует использовать мастер сводных таблиц. В сводной таблице пользователь имеет возможность изменять заголовки строк или столбцов, что позволяет анализировать данные различными способами.

4. Запросы на изменение (запросы на создание таблицы, удаление, обновление, добавление записей).

Запрос на изменение - это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

Запрос на удаление.

Удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Запрос на обновление записей

Вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

Запрос на добавление.

Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты». Запрос на добавление также полезен при выполнении следующих действий.

a.Добавление полей на основе условий отбора. Например, необходимо добавить имена и адреса клиентов с очень крупными заказами.

b. Добавление записей, если некоторые поля из одной таблицы не существуют в другой. Например, таблица «Клиенты» содержит 11 полей. Пусть требуется добавить записи из другой таблицы с полями, соответствующими 9 из 11 полям таблицы «Клиенты». Запрос на добавление добавит данные в совпадающие поля и пропустит остальные.

Запрос на создание таблицы

Создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен для выполнения следующих действий.

a. Создание таблицы для экспорта в другую базу данных Microsoft Access. Например, требуется создать таблицу, содержащую несколько полей из таблицы «Сотрудники», а затем экспортировать эту таблицу в базу данных, используемую отделом кадров.

b. Создание отчетов, содержащих данные, соответствующие определенному моменту времени. Например, 15 мая 2001 года необходимо напечатать отчет об объеме продаж, сделанных в первом квартале, основанный на данных, содержащихся в базовой таблице на 9:00 A.M. 1 апреля 2001. Отчет, основанный на запросе или инструкции SQL, выбирает из таблиц самые последние данные (данные на 15 мая 2001), а не записи на указанный момент времени. Чтобы получить данные на 9:00 A.M. 1 апреля 2001, необходимо разработать запрос на создание таблицы, в котором требуемые записи отбираются в зависимости от указанного момента времени и помещаются в новую таблицу. Затем в качестве основы для отчета следует использовать эту таблицу, а не запрос.

c. Создание резервной копии таблицы.

d. Создание архивной таблицы, содержащей старые записи. Например, можно создать таблицу, сохраняющую все старые заказы, прежде чем удалить их из текущей таблицы «Заказы».

e. Повышение быстродействия форм и отчетов, базирующихся на многотабличных запросах или инструкциях SQL. Например, требуется вывести на печать несколько отчетов, базирующихся на запросе, включающем пять таблиц, в котором рассчитываются общие итоги. Чтобы ускорить процесс, разработайте запрос на создание таблицы, извлекающий необходимые записи и сохраняющий их в одной таблице. Затем на базе этой таблицы создайте отчет или укажите ее в инструкции SQL как источник записей для формы или отчета. Это позволит обойтись без повторных запусков запроса для каждого отчета. Однако следует помнить, что после выполнения запроса на создание таблицы, данные в этой таблице не изменяются.

5. Запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы). Запрос SQL - это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL (структурированный язык запросов). Примерами запросов SQL могут служить запросы на объединение, запросы к серверу, перекрестные и подчиненные запросы.

В режиме Конструктора запрос позволяет ввести условия отбора выводимых на экран полей и записей таблицы и установить порядок их отображения.

Пример выполнения задания (вариант 30).

Дата добавления: 2017-02-01; Просмотров: 62; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!