Оформление выполненной работы

Оформление выполненной работы основано на соблюдении требований законодательства по оформлению реквизитов документов и оформлению документов в дело.

В целом выполнение домашнего творческого задания должно отразить результаты участия студента в деловой игре, представляющей собой разработку комплекта кадровых документов и выполнение экономического обоснования по автоматизации кадровой работы. При этом он несет полную ответственность за самостоятельность и достоверность результатов творческой работы.

Итоговым этапом выполнения работы является ее оформление в виде дела для последующей передачи в архив (преподавателю).

Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов.

В реальных условиях, подготовка дел к сдаче в архив производится в конце следующего года после их исполнения, в творческом домашнем задании – в конце семестра. Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом исполнения документов.

Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года).

Документы в деле нумеруются. Сквозная нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Примеры оформления «листа-заверителя дела №…» и «внутренней описи» приведены на рис. 5.1 и 5.2, в Приложениях …

Рис. 5.1. Лист-заверитель дела Сложенные листы разворачивают. Некоторые документы (чертежи, фотографии и т. п.) нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно. Составляется заверительная надпись дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме (рис. 5.1). В заверительной надписи указывается количество пронумерованных листов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество ее листов. Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными документами составляется на отдельном листе по установленной форме внутренняя опись (рис. 5.2). Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Дело прошивается или переплетается в твердую обложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из дела удаляются скрепки и другие металлические крепления. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться. Оформляется обложка дела. На нее заносят следующую информацию: — наименование организации и ее непосредственную подчиненность; — наименование структурного подразделения; — регистрационный номер дела; — номер дела по годовому разделу сводной описи дел; — заголовок дела; — аннотацию к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); — дату дела (тома, части); — количество листов в деле; — срок хранения дела; — архивный шифр дела. При оформлении обложки наименование организации пишется полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена. Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в номенклатуре дел организации. В некоторых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения. Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. На основании заверительной надписи указывается количество листов в деле. Составление и оформление описей дел и передача дел в архив На дела, завершенные делопроизводством и отобранные на хранение, составляются описи. Опись дел — это систематизированный перечень их заголовков. Описи составляются отдельно: — на дела постоянного хранения; — на дела временного (свыше 10 лет) хранения; — на дела по личному составу; — на дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т. п.); — на служебные ведомственные издания. Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре организации. Обнаруженные недостатки устраняются. Такие описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации. При этом в описательную статью должны быть занесены: — порядковый номер дела (тома, части) по описи; — регистрационный номер дела (тома, части); — заголовок дела (тома, части), который должен полностью соответствовать заголовку на обложке дела; — дата дела (тома, части); — количество листов в деле (томе, части); — срок хранения дела. Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т. п. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает ее руководитель структурного подразделения. Составляют опись в двух экземплярах, один из которых передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений служат основой сводной описи дел всей организации. Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпляра описи указываются количество дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.

При выполнении домашнего творческого задания используются современные компьютерные технологии и средства поиска информации, ее обработки, электронные базы данных (представлены в разделе «Информационные ресурсы»).

Достоверность используемых в работе источников информации должна подтверждаться ссылками на специальную литературу и оценкой оригинальности работы (антиплагиат), периодические научные и научно-практические издания, нормативно-правовую базу, информационно-правовые порталы и официальные базы данных (Росстат).

Общий объем домашнего творческого задания не регламентирован, оформление текста работы должно соответствовать требованиям приложения Б. Оформление разрабатываемых документов должно соответствовать требованиям ГОСТов.