Класифікація управлінської інформації

Таблиця 7.1

Комунікаційний процес - це обмін інформацією між двома чи більше людьми. В ньому налічують чотири базових елементи: 1)відправник інформації; 2)повідомлення; 3)канал передачі інформації; 4)одержувач інформації. Виділяють також чотири етапи цього процесу: а) зародження ідеї (чи відбір інформації); б) кодування інформації та вибір коду її передачі; в) сама передача; г) декодування інформації, її осмислення. З`єднавши докупи елементи і сталі комунікаційного процесу, одержимо таку схему (рис. 7.1).

На схемі позначено також лінію зворотного зв`язку. Зворотний зв`язок - це сигнал-відгук, направлений одержувачем інформації відправнику, в якому підтверджується факт одержання інформації та повідомляється про ступінь її розуміння (чи нерозуміння). Тривалий зворотний зв`язок є необхідною умовою підвищення надійності комунікації. Він дозволяє хоч би частково уникнути її витрат та перекручень смислу. Останні можливі через перешкоди, що завжди мають місце при передаванні інформації. Боротьба з ними - найважливіший шлях підвищення ефективності комунікацій.

На шляху руху інформації існують дві групи перешкод – міжособові та організаційні.

Першу групу складають:

а) перешкоди, зумовлені сприйманням. Вони можуть бути у обох кореспондентів. Це стереотипи, тобто сталі погляди щодо інших людей та ситуацій, через які людина складає думку про них з асоціацією. Це і упереджене відношення до людини. До цієї підгрупи слід віднести і відсутність інтересу до повідомлення, і перешкоди обумовлені вплив фізіологічних та психологічних причин (втомленість, забудькуватість, слабка пам`ять, лінощі партнерів та ін.);

ї

Рис. 7.1

Умовні позначення:

1 - відправник; 2- одержувач;

à - лінія прямого зв`язку; --- > - лінія зворотного зв`язку

б) семантичні перешкоди. Семантика - це наука про способи використання слів та значення, які передаються словами. У кожній мові є омоніми - слова, що звучать однаково, але мають різне значення (скажімо, коса, бар, пік, вид тощо). Або дуже часто у співрозмові людина каже: ”Так”, ”Добре”, хоча це свідчить лише про її уважність, але зовсім не значить, що вона поділяє думки чи ідеї співрозмовника. До цієї підгрупи відносять також і різне розуміння іншомовних слів;

в) невербальні перешкоди (латинське ”верб” - слово). Ми по-різному можемо сприймати тон розмови, жести та пози співрозмовника. Такі невербальні додатки спроможні перекрутити інформацію вербальну. Якщо ви розмовляєте з вихідцем із Болгарії, будьте уважні. Якщо він киває головою - це заперечення, а не ствердження, як у нас;

г) незадовільний зворотний зв`язок (через недооцінку його важливості, слабкість сигналу - відгуку, ненадійність каналу передачі, різні підходи до кодування та декодування);

д) невміння або небажання слухати - найбільш банальна і поширена перешкода. На вислухування людина витрачає 45% часу спілкування. Але як часто ми стикаємося з такими прикладами: ”Все ясно! Можете не продовжувати” або (не дослухавши співрозмовника) ”А от у мене...”, де частина інформації залишається не переданою. Дехто з керівників полюбляють слухати те, що закріплює їх положення або підкреслює досягнуті ними успіхи, і не дуже охочі до неприємних новин. Підлеглі тоді не поспішають з інформацією негативного характеру. А в результаті виникає справжня стіна, яка перешкоджає нормальній комунікації.

Як подолати ці перешкоди, щоб зробити комунікації ефективними? Наука управління рекомендує:

- формулювати повідомлення коротко і ясно;

- виключати можливість двозначного тлумачення слів чи висловів;

- в співрозмові уважно слідкувати за інтонацією, ”мовою” поз, жестів;

- в розмові бути щирим, відкритим, не тільки намагатися зрозуміти співрозмовника, але й явно виказувати своє намагання до цього;

- всіляко поліпшувати зворотний зв`язок.

Другу групу – групу організаційних перешкод складають:

а) перекручення повідомлень під час просування управлінськими ”сходинками”. Інформація, яку вони містять, може модифікуватися на проміжних рівнях управління у власних інтересах, дещо з неї просто втрачається, часто приховується з різних причин (острах перед карою; небажання повідомляти неприємні новини; інформація здається некорисною);

б) інформаційні перевантаження;

в) незадовільна структура організації - багато рівнів управління, некваліфіковані кадри, невдалий склад комітетів, робочих груп тощо.

Основними способами їх подолання, усунення наука управління вважає:

- регулювання інформаційних потоків (кому? що? скільки?);

- використання паралельних каналів передачі;

- дублювання усної інформації письмовою;

- використання сучасних інформаційних технологій (електронна пошта, відеозапис, комп`ютерна техніка, телебачення).

Приведемо декілька формул щодо комунікацій, які слід пам`ятати практикуючому менеджеру:

Щоб спілкування проходило нормально, забудьте, який ви великий начальник.

Атмосфера ”секретності” завжди породжує непорозуміння.

Друковане слово не замінить живого людського спілкування.

Природа дала людині два вуха і лише один язик - більше слухайте.

Емоції бувають важливіші за слова.

Будь-який канал передачі може бути заблоковано.

Інформація буває більш важливою і менш важливою, але ніколи зайвою.

Щоб зрозуміти співрозмовника, залізайте в його шкіру і спроможіться побачити світ його очима.

Саме дотримуючись таких порад, можна зробити комунікації справжнім шляхом до успіху.

Дата добавления: 2017-02-01; Просмотров: 97; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!