Подготовка совещания

Цель по стратегическому плану организации

Подготовка совещания

Практическое занятие № 9

Рациональное решение проблемы.

Компромисс.

Принуждение.

Сглаживание.

Уклонение.

Использование системы вознаграждений.

Применений штрафных санкций или же денежных поощрений в отношении участников конфликта в зависимости от производственных последствий их действий.

Межличностные стили решения конфликтов

Отсутствие каких-либо действий по решению конфликта, как вариант поручение решить конфликт какому-либо другому лицу (или лицам)

Проведение переговоров по поводу конфликтной ситуации и рекомендации по ее прекращению, что не всегда приводит к разрешению конфликта

Принудительная приостановка конфликтной ситуации по приказу руководства, применение к участникам конфликта административных мер

Частичное решение проблемы, отказ каждой из конфликтующих сторон от части своих претензий друг к другу

Устранение причины конфликта. Внедрение в организации какого-либо новшества, способствующего тому, чтобы подобные ситуации далее не возникали.

Из всех перечисленных методов решения конфликта необходимо выбрать один на усмотрение студента, соответствующий предложенным действиям по решению конфликта (см. п.3 в Решении конфликта стр. 42 и 43 Рабочей тетради).

Решение и анализ обеих заданных ситуаций осуществляется аналогично.

Цель работы: Организационные мероприятия и подготовка протокола совещания.

Задание 1: Разработка мероприятий подготовки и проведения совещания.

Совещание в большинстве случаев собирается для решения вопросов по реализации какой-либо производственной цели, поставленной перед организацией.

В этом качестве рекомендуется остановиться на ведущей стратегической цели из Практического занятия № 1 (см. Задания 3 и 4 Практического занятия № 1 стр. 11 Рабочей тетради). В Практическом занятии № 1 в п. 1 Задания 4 студентом был выбран номер ведущей стратегической цели, формулировка которой записана в первой колонке таблицы Задания 3 на стр. 11 Рабочей тетради.

Примечание: это та же цель, для реализации которой создавалась адаптивная организационная структура в Практическом занятии № 3 (см. Задание 4 Практического занятия № 3 на стр. 23 Рабочей тетради).

Рекомендуется СОГЛАСОВАТЬ и при необходимости скорректировать цель проведения совещания с ПРЕПОДАВАТЕЛЕМ!

Выполнение задания по произвольно выбранной цели НЕ ДОПУСКАЕТСЯ!

В этом пункте следует записать цель проведения совещания, согласованную с преподавателем.

Этапы подготовки совещания рассмотрены на стр. 45 Рабочей тетради.

Перечисленные пять этапов подготовки совещания следует записать в первую колонку «Этап» таблицы Подготовка совещания на стр. 47 Рабочей тетради.

Рекомендации по заполнению второй колонки «Содержание» таблицы Подготовка совещания:

Этап 1: Определение целей.

Выбранная цель проведения совещания, являющаяся ведущей стратегической целью в Практическом занятии № 1, была конкретизирована в объеме и сроках ее реализации (см. п. 2 Задания 4 Практического занятия № 1 на стр. 11 Рабочей тетради).

На этом этапе следует записать формулировку цели с указанием планируемого объема ее реализации.

Например:

Цель проведения совещания: Закупка нового оборудования.

Содержание Этапа 1: Закупка 10 единиц производственного оборудования (можно уточнить какого – станки, швейные машины и т.п. в зависимости от специфики производства).

Этап 2: Формулирование повестки дня.

Повестку дня рекомендуется назначить из двух пунктов.

Пункт 1. Формулировка цели проведения совещания.

Пункт 2. Уточнение и дополнение деталями реализации поставленной цели.

Пункты повестки дня рекомендуется формулировать в виде существительного.

Например:

Повестка дня:

1. Наем новых высококвалифицированных сотрудников.

2. Поиск кадрового агентства для подбора персонала.

Этап 3: Определение состава участников.

В Практическом занятии № 3 (см. Задание 4 Практического занятия № 3 на стр. 23 Рабочей тетради) были выбраны подразделения, ответственные за реализацию поставленной цели.

На данном этапе подготовки совещания необходимо записать наименование всех должностей сотрудников, работающих в подразделениях ответственных за реализацию цели. Перечень должностей сотрудников см. в таблице Задания 1 Выбор состава структурных подразделений организации Практического занятия № 3 на стр. 19-20 Рабочей тетради.

Например:

Ответственными за реализацию поставленной цели в Задании 4 Практического занятия № 3 были выбраны следующие подразделения: Служба кадров, юридическая служба, бухгалтерия.

Состав участников совещания: Начальник службы кадров, инспектор по кадрам, юрист, главный бухгалтер, бухгалтер.

Этап 4: Выбор времени проведения.

Время проведения совещания планируется студентом самостоятельно на свое усмотрение в течение рабочего дня (рекомендуется назначить совещание на первую половину дня).

Этап 5: Выбор места проведения.

Если для проведения совещания целесообразна презентация, демонстрация каких-либо образцов или моделей, то в качестве места проведения рекомендуется выбрать «Демонстрационный зал».

Если количество участников совещания более 10 человек, то в качестве места проведения рекомендуется выбрать «Конференц-зал».

Если количество участников совещания не более 10 человек, то в качестве места проведения рекомендуется выбрать «Рабочий кабинет».

3. Желаемые итоги:

Итогом проведения совещания должно быть утверждение какого-либо решения или документа, необходимого для реализации поставленной цели.

Примеры:

1. Заключить договор с поставщиком на закупку оборудования.

2. Заключить договор с кадровым агентством на подбор персонала.

3. Заключить договор аренды (или покупки) помещения (земельного участка) для открытия магазина (цеха, филиала).

4. Утвердить объем производства на следующий отчетный период.

5. Утвердить план выпуска новых моделей.

6. Утвердить макет рекламы.

7. Заключить договор с ритейлером о реализации продукции фирмы.

Заполнение бланка протокола совещания:

№ протокола и дата проведения совещания студентом проставляется на свое усмотрение.

В Практическом занятии № 3 (см. Задание 4 Практического занятия № 3 на стр. 23 Рабочей тетради) из списка подразделений, ответственных за реализацию поставленной цели, было выбрано одно, назначенное главным. Наименование этого подразделения следует записать в заголовок протокола, на сроке «Наименование подразделения».

Перечень участников совещания и формулировка повестки дня те же, что были записаны в содержании Этапов 2 и 3 таблицы Подготовка совещания на стр. 47 Рабочей тетради.

В ходе совещания слушали сообщение одного из сотрудников ведущего подразделения (наименование которого записано в заголовке протокола) о цели проведения совещания (необходимо записать наименование должности докладчика и формулировку цели).

В ходе дискуссии заслушали выступление другого (других) участников совещания с дополнением информации основного докладчика по теме повестки дня (необходимо записать наименование должности выступающего и содержание выступления, в качестве которого может быть принята формулировка второго пункта повестки дня).

В качестве решения принимается формулировка желаемых итогов совещания (см. п.3 Задания 1 на стр. 47 Рабочей тетради) с указанием сроков их реализации.

Ответственными исполнителями назначаются сотрудники ведущего подразделения (наименование которого записано в заголовке протокола) – руководитель и основной докладчик, а также, сотрудники, выступающие в ходе дискуссии.

Протокол составляется секретарем совещания. В качестве секретаря назначается один из участников совещания. Рекомендуется по возможности назначать секретарем совещания специалиста, не занимающего руководящую должность и не назначенного в качестве ответственного исполнителя.

Образец протокола совещания для цели:

«Наем высококвалифицированного персонала».

Протокол № 3

совещания Службы кадров

«01» марта 2016 г.

Участники совещания

Начальник службы кадров, инспектор по кадрам, юрист, главный бухгалтер, бухгалтер.

Повестка дня

1. Наем новых высококвалифицированных сотрудников.

2. Поиск кадрового агентства для подбора персонала.

Слушали сообщение инспектора по кадрам о необходимости найма высококвалифицированных сотрудников

Дискуссия

Слушали сообщение юриста о поиске кадрового агентства для подбора персонала.

Решение

Заключить договор с кадровым агентством на подбор персонала сроком на 2 месяца.

Ответственные исполнители:

Начальник кадровой службы, инспектор по кадрам, юрист.

Протокол составил:

Секретарь совещания: бухгалтер.

Дата добавления: 2017-02-01; Просмотров: 46; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!