Розділ 5. Керівництво

Розділ 4. Права та відповідальність

До прав, закріплених за службою діловодства для виконання покладених на неї завдань і функцій, можуть бути віднесені такі:

Ø здійснювати контроль за станом діловодства в установі;

Ø контролювати виконання встановлених правил роботи з документами;

Ø вживати заходів щодо скорочення документообігу в установі та підвідомчій системі;

Ø запитувати від структурних підрозділів і співробітників установи відомості, необхідні для роботи служби діловодства;

Ø залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

Ø перевіряти правильність оформлення документів, поданих на підпис керівництву і для відправлення;

Ø повертати для доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

Ø здійснювати перевірку організації роботи з документами в структурних підрозділах і доводити результати перевірки до керівництва структурних підрозділів для вжиття ними відповідних заходів;

Ø здійснювати попередній розгляд документів і визначати їх подальший рух;

Ø визначати пріоритетність прийому керівництвом відвідувачів;

Ø контролювати виконання доручень керівництва;

Ø контролювати строки виконання документів, запитувати від структурних підрозділів і виконавців відомості про виконання документів;

Ø мати доступ до інформації (документів і баз даних);

Ø визначати завдання, спрямовані на впровадження в роботу з документами новітніх інформаційних технологій;

Ø розробляти посадові інструкції на працівників служби діловодства.

Другу частину цього розділу - щодо відповідальності - викладають узагальнено. Наприклад:

Служба діловодства несе відповідальність за невиконання обов'язків і невикористання прав, передбачених правовими актами і цим положенням.

Утім, її можна викласти більш докладно, взявши за основу пункти обов'язків. Наприклад:

Служба діловодства несе відповідальність за неправильне оформлення документів, що подаються на підпис керівникові, їх невідповідність встановленим вимогам, за несвоєчасне передавання документів постійного строку зберігання до архіву установи тощо.

У п'ятому розділі, як правило, подаються відомості про назву посади керівника служби діловодства, вимоги до його кваліфікації (рівень освіти, стаж практичної роботи), визначаються порядок його призначення і звільнення, а також зазначається, яка посадова особа заміщує керівника у разі його відсутності (відпустка, хвороба). У цьому розділі викладаються компетенція й обов'язки керівника служби діловодства, оскільки його посадові обов'язки не регламентуються окремим документом (посадовою інструкцією). До функцій керівника включають організацію роботи з діловодства в установі, координацію і контроль за діяльністю співробітників служби діловодства, планування роботи, удосконалення організаційної структури, розроблення нормативно-методичного забезпечення служби діловодства тощо.

У цьому розділі можуть бути визначені персональні права керівника служби діловодства, наприклад, право підписувати, затверджувати, візувати документи, видавати розпорядження з певного кола питань, застосовувати заходи щодо заохочення працівників служби діловодства та накладення на них стягнень тощо.

Керівник служби діловодства має право:

Ø розподіляти обов'язки між працівниками служби діловодства;

Ø приймати рішення з питань, що належать до сфери діяльності служби діловодства;

Ø підписувати й візувати документи в межах своєї компетенції;

Ø засвідчувати копії документів;

Ø вносити керівництву установи пропозиції з питань удосконалення порядку роботи з документами, складати подання про заохочення, атестацію співробітників служби діловодства, накладення на них стягнень тощо.

Керівник несе відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами, виконання службою діловодства в повному обсязі завдань і функцій, виконання вказівок і доручень керівництва, організацію роботи служби діловодства, забезпечення необхідних умов роботи її працівників, дотримання трудової і виконавської дисципліни.

Розділ 6. Взаємодія з іншими структурними підрозділами (службові зв'язки)

Шостий розділ визначає взаємозв'язки служби діловодства з іншими структурними підрозділами установи, які виникають у процесі виконання нею певних завдань і функцій.

Служба діловодства взаємодіє:

Ø з усіма структурними підрозділами - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки необхідних керівництву документів, використання інформації у службових цілях;

Ø з юридичною службою (юристом) - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

Ø з кадровою службою - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами за умов широкого використання сучасної офісної техніки, розроблення і впровадження заходів, пов'язаних з науковою організацією праці, удосконалення стилю й методів роботи з документами, комп'ютеризації діловодства;

Ø з відділом інформаційних технологій (за його наявності) - з питань розроблення і впровадження новітніх інформаційних технологій, забезпечення засобами обчислювальної техніки;

Ø зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення засобами організаційної та обчислювальної техніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також побутового обслуговування.

Порядок підготовки та оформлення положення про службу діловодства

Положення про службу діловодства є документом, в якому має бути чітко розписано порядок роботи підрозділу. Що ретельніше продумано структуру цього документа, то чіткіше буде організовано в подальшому роботу служби діловодства.

Розробляє й підписує положення керівник служби діловодства, затверджує - керівник установи.

Положення оформлюється на загальному бланку установи (див. додаток 3). Воно повинно мати такі обов'язкові реквізити: назва установи, назва структурного підрозділу, назва виду документа, гриф затвердження, дата.

Текст положення складається з розділів, кожен з яких може бути поділений на підрозділи, пункти й підпункти, пронумеровані арабськими цифрами.

Положення погоджується з керівниками тих структурних підрозділів, з якими закріплено взаємозв'язки. Документ погоджують шляхом візування у відведеному для цього реквізиту місці документа.

Дату та реєстраційний індекс положення про службу діловодства проставляють у день його затвердження.

Положення про службу діловодства набуває чинності після його затвердження керівником установи і діє до моменту його заміни новим.

Дата добавления: 2017-01-14; Просмотров: 91; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!