Розділ 3. Функції

Третій розділ є основним і включає докладний опис усіх функцій, виконуваних службою діловодства. Тут відбиваються специфіка діяльності установи та особливості роботи з документами.

До складу типових функцій служби діловодства входять різні види робіт, які можна поділити на технологічні, організаційні, методичні та контролюючі.

До технологічних функцій належать:

Ø здійснення первинного (експедиційного) опрацювання вхідних документів;

Ø реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів;

Ø ведення інформаційно-довідкової роботи за документами установи;

Ø машинописне виготовлення документів (набір тексту на комп'ютері);

Ø копіювання, тиражування й оперативне розмножування документів;

Ø розроблення й проектування бланків документів;

Ø підготовка документів до відправлення.

Серед організаційних функцій виокремлюють такі:

o попередній розгляд, відбір і підготовка документів для доповіді керівництву установи;

o організація своєчасного розгляду документів керівництвом установи;

o регулювання проходження документів в установі і виконання документів у встановлені строки;

o організація зберігання документів у структурних підрозділах;

o організація роботи архіву відповідно до правил, інструкцій, методичних рекомендацій Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів);

o організація і забезпечення документаційного, організаційно-технічного обслуговування роботи колегіальних органів, документування роботи нарад;

o організація робочих місць працівників служби діловодства, у т. ч. автоматизованих робочих місць, а також умов праці співробітників служби діловодства;

o організація діловодства за зверненнями громадян та конфіденційного діловодства;

o розроблення спільно з іншими структурними підрозділами заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами;

o організація підвищення кваліфікації працівників установи у сфері роботи з документами тощо.

До контролюючих функцій належать:

Ø контроль за оформленням документів, що подаються на підпис керівництву, та документів, призначених для відправлення;

Ø контроль за строками виконання документів;

Ø здійснення контролю за правильністю оформлення і формування у структурних підрозділах установи справ, що підлягають передаванню до архіву установи;

Ø організація контролю за роботою з документами у структурних підрозділах;

Ø узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань;

Ø забезпечення зберігання справ і оперативне використання документної інформації.

Служба діловодства здійснює методичні функції:

Ø розробляє номенклатуру справ установи, примірні (типові) номенклатури справ для однорідних за характером діяльності підвідомчих установ, інструкції з діловодства, табель форм документів установи, альбом уніфікованих форм документів, інші нормативні документи, що закріплюють систему організації діловодства установи та підвідомчих установ;

Ø надає методичну допомогу у проведенні експертизи цінності документів;

Ø проводить наради і консультування з питань, що стосуються компетенції служби діловодства.

Дата добавления: 2017-01-14; Просмотров: 121; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!