Методика планування. Контроль за виконанням плану

Види планів

Необхідність, сутність, функції та принципи планування.

За своєю сутністю планування є не що інше, як внесення свідомого начала в управління. За визначенням відомого спеціаліста з теорії управління Рассела Акоффа (США), планування – це проектування майбутнього. Його функція в управлінні полягає у теоретичній проробці відповідей на три основних питання:

1. Де ми є зараз? – про оцінку стану та можливостей організації на даний момент.

2. Куди ми бажаємо рухатись? – про наміри організації та обставини її зовнішнього середовища, що здатні впливати на здійснення намірів.

3. Як ми збираємося це зробити? – про можливі шляхи, методи, засоби, що вибираються для досягнення намічених цілей.

Саме тому ми й визначаємо планування як свідому діяльність керівництва організації щодо регулювання її майбутньої діяльності через комплекс дій та рішень, які допомогли б організації досягнути своїх цілей.

Чи є нагальна потреба в плануванні? Дехто з управлінців – практиків вельми скептично оцінює планування, особливо довгострокове. На їх думку, майбутнє завжди містить потужні елементи невизначеності, які ставлять під сумнів реальність, а отже, й доцільність планів.

Відповісти на це можна висловом американського вченого Кеннета Кіллена: “Історія повна катастроф, які свідчать про те, що відбувається за відсутності планування”[5, с.31-32].

Слід зазначити, що зараз на Заході (саме там, де скепсис щодо планування був найпоширенішим) планування, особливо у виробничому секторі, є швидше правилом, ніж винятком. Більшість менеджерів, особливо в крупних фірмах, пересвідчились наочно, що воно надає фірмі вагомі переваги. Перша з них – це фінансова вигода. За свідченням журналу “Форчун“, обстеження 109 найбільших компаній США показало, що керівники, які ретельно займаються плануванням, досягають найбільшого успіху за показниками прибутковості. А з 210 різних за масштабами діяльності компаній найвищі темпи зростання мали саме ті, що застосовували планування. Далі йде ряд психологічних переваг, як то: підвищення престижу компанії та привабливості її іміджу; зменшення кількості конфліктів в організації; більш дійова мотивація ефективної роботи; поліпшення координації діяльності між окремими особами та групами та ін.

Планування в менеджменті переслідує три цілі:

- внесення моменту свідомості в організацію діяльності;

- спонукання працівників ”зазирати в майбутнє”, тобто узгоджувати поточні щоденні дії з перспективою розвитку організації;

- формування основи для розробки критеріїв, за якими можливо виділяти проблеми та приймати обгрунтовані рішення для їх розв’язання, контролювати та оцінювати результати діяльності.

В процесі планування вирішуються численні задачі, але зрештою вони зводяться до трьох основних функцій:

1) забезпечення ефективної ритмічної роботи всіх структурних підрозділів, ланок організації;

2) забезпечення раціонального використання її потенціалу;

3) усунення негативного ефекту невизначеності майбутнього.

Планування в менеджменті розглядається як засіб, за допомогою якого керівництво забезпечує єдину спрямованість зусиль всіх членів організації на досягнення їх спільних цілей. Щоб воно відігравало свою роль ефективно, планування повинно базуватися на цілому ряді принципів, основними з яких вважають:

- науковість, що означає використання в процесі планування системного наукового підходу в оцінці проблем та шляхів і засобів їх вирішення;

- безперервність, що означає перманентне регулювання діяльності організації на підставі розроблених планів як у часі, так і в просторі;

- повноту, тобто охоплення всіх сфер діяльності організації, етапів, дій та операцій;

- економічність, яка означає, що витрати на планування повинні бути меншими за ефект, що очікується від запланованих дій, процесів;

- адресність, під якою розуміється, що кожна запланована дія чи захід повинна мати відповідального виконавця;

- масовість, тобто залучення до розробки плану як найширшого кола співпрацівників, які будуть ці плани виконувати.

Ці принципи універсальні, тобто використовуються на всіх рівнях менеджменту. Одначе значення їх на кожному з рівнів неоднакове. На низовому рівні більш значущим буде, скажімо, принцип адресності, а для топ–менеджменту, що визначає стратегію організації, - принципи науковості, повноти тощо. Таким чином, провідна роль планування як функції менеджменту базується на тому, що воно визначає перспективи організації в цілому, курс дій керівництва, підрозділів та особового складу організації, цілі, задачі, напрямки, форми та методи діяльності, потрібні ресурси та способи їх найбільш раціонального використання, координацію всіх видів функціональної діяльності, формує єдину систему контролю, виміру, оцінки та аналізу поточних та перспективних результатів діяльності.

Воно (планування) є вихідним пунктом управління і в руках вмілого керівника являє собою важливий інструмент налагодження управління та підвищення його ефективності заради найліпшого досягнення цілей організації, якими б вони не були.

Фіналом планування є складання плану – спеціального документа, в якому фіксуються цілі й задачі організації в цілому та її функціональних підрозділів; механізм координації діяльності щодо виконання планових завдань; порядок розподілу ресурсів; варіанти дій на випадок надзвичайних обставин та ін.

Існує безліч видів планів, які класифікуються за різними ознаками. Відносно видів діяльності розрізнюють плани виробничі, фінансові, інноваційні, матеріально–технічного постачання, кадрового забезпечення, маркетингу та інші, так звані функціональні плани. За масштабами плани поділяються на плани організації в цілому та плани її структурних підрозділів.

Найбільш вживана класифікація за ознакою тривалості планового періоду.

Згідно з нею плани поділяються на дві групи:

а) перспективні – довгострокові (терміном більше 5 років) та середньострокові (терміном 3 – 5 років);

б) поточні – короткострокові (тривалістю від 1 місяця до 1 року) та оперативні (щоденні, щотижневі чи декадні).

Розробка перспективних планів є функцією топ–менеджменту. Типові представники середньої та низової ланок управління відповідають головним чином за короткотермінове планування. Плани, що вони розробляють, витікають з перспективних і являють собою конкретизацію останніх, тактику їх реалізації.

З позицій вивчення методики планування найбільш цікавим та доцільним виглядає перспективне планування, особливо його різновид, що зветься стратегічним плануванням.

Суть стратегічного управління полягає в тому, що на підставі всебічного аналізу існуючих тенденцій розвитку перед організацією ставиться сукупність життєво важливих перспективних цілей у різних сферах її діяльності та створюються необхідні умови їх реалізації. Стрижнем такого управління є стратегія (від греч. ²стратегос² - мистецтво полководця) – узагальнена концепція того, як досягаються цілі організації, вирішуються нагальні найважливіші проблеми та розподіляються призначені для цього обмежені ресурси. Загалом, це і є комплексний план, який розробляється з метою забезпечення ефективного функціонування організації і досягнення нею намічених результатів.

Методика стратегічного планування дає змогу виділити ключові компоненти, що складають основу змісту будь-якої планової діяльності (рис.3.1). В ній треба виділити дві складові:

а) методика розробки плану;

б) методика реалізації плану та контролю за його виконанням.

Рис.3.1 Загальна модель планування

З наведеної моделі видно, що організація планування містить ряд послідовних управлінських рішень. Коротко оглянемо їх.

1) Визначення місії та цілей організації.

Цілеспрямованість – основна характерна риса будь-якої людської діяльності й докорінна відмінність соціального типу управління. В системі менеджменту цілі розглядаються як:

а) вихідний пункт розробки та прийняття рішень;

б) засіб мотивації робітників, оскільки безцільне управління нездатне породити в них творче захоплення та енергійність;

в) контрольний стандарт, з яким порівнюють фактично досягнені результати.

Практика ефективного менеджменту переконливо свідчить, що у кожної організації повинна бути система цілей, яка містить економічні, соціальні, морально-етичні, організаційно-технічні, перспективні та поточні, загальні та локальні і т. ін. цілі. Намір спрямувати організацію на досягнення якоїсь однієї цілі неминуче призведе до спотворення системи цінностей організації, вибору засобів та методів, які будуть суперечити як інтересам колективу, так і суспільства в цілому. Через це саме перший етап планування – вибір цілей (іноді називають встановленням мети) – слід розглядати як найбільш значущий.

Він починається з визначення місії організації, що розуміється як основна загальна мета, чітко виражена причина існування організації. Тобто вибір місії повинен дати відповідь на запитання – задля чого існує організація? Де її шукати? Авторитетні теоретики менеджменту підказують: ²Оскільки організація є відкритою системою, вона може існувати в кінцевому підсумку тільки, якщо буде задовольняти якусь потребу, що знаходиться зовні неї самої ² [7, с.264 ]. Пояснимо на прикладі. Досить часто місію підприємства намагаються представити як одержання прибутку чи його максимізацію. Це невірно, бо місія повинна відбивати корисність підприємства для суспільства. Генрі Форд I, наприклад, визначав місію компанії ²Форд² як надання людям дешевих автомобілів, саме в цьому вбачаючи її суспільну цінність. Його вислів: ²Без прибутку не може триматися жодне діло, але прибутковість повинна бути як підсумок корисної роботи, а не лежати в її підвалинах² - можна розцінювати як постулат при виборі місії будь-якої комерційної організації. Цілком зрозуміло, що вибір місії має місце в організаціях, що тільки створюються та шукають своє місце в соціально-економічній структурі суспільства. Щодо вже існуючих організацій, то вона може переглядатися, якщо в цьому є потреба.

Вибрана місія є підставою для формулювання та встановлення системи цілей організації. Слід зауважити, що дійовий характер цілей виявляється лише при умові, що вони відповідають певним вимогам. Головні з них такі: реальність та досяжність; взаємна узгодженість; гнучкість; конкретність та порівнянність; зрозумілість та прийнятність більшістю членів організації.

Дві останні позиції найкраще реалізуються тоді, коли цілі можуть бути формалізованими та відбитими у кількісних показниках.

При наявності великої кількості та різноманітності цілей, коли їх важко порівняти, з них виділяють пріоритети – цілі у тих сферах, де результати мають вирішальне значення для успіху організації. Досвідчені менеджери знаючи, що принцип ²роби все вірно² практично не досяжний, керуються другим принципом - ²роби те, що вірно².

2. Оцінка та аналіз зовнішнього середовища.

Оточення організації містить багато чинників, які, в залежність від обставин, сприяють чи перешкоджають їх досягненню. Цей етап планової діяльності повинен дати чітку уяву про значення кожного чинника для організації, його спрямованість та силу впливу. Звичайно оцінюють сім груп чинників: економічні, політичні, соціальні, технологічні, міжнародні, ринкові, конкурентні.

Дата добавления: 2017-02-01; Просмотров: 62; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!