Етапи процесу контролю

Як важливу категорію менеджменту контроль класифікують за різними ознаками.

1.За змістом: фінансовий, виробничий, маркетинговий та ін.

Фінансовий контроль постає як система спостережень, перевірок, досліджень ефективності функціонування та розвитку фінансових ресурсів. Він зорієнтований на фінансову сферу підприємств, фінансові системи інших суб'єктів управлінських рішень, правильність і
своєчасність виявлення відхилень, визначення необхідності у корективах тощо.

Виробничий контроль полягає в порівнянні показників виробничого планування із фактичними даними, а також в аналізуванні відхилень. Основними критеріями при цьому є строки виготовлення, якість продукції, ефективність використання виробничих потужностей, аналіз витрат виробництва. За періодичністю виробничий контроль буває регулярним та разовим, зосередженим на внутрішніх і зовнішніх операціях підприємств.

Контроль маркетинговий — це комплекс дій та заходів, пов'язаних із перевіркою рівня реалізації маркетингової концепції підприємства. Основними критеріями при цьому є ефективність рекламної кампанії, рівень конкурентоспроможності продукції, якість післяпродажного обслуговування споживачів рівень витрат на збут і просування товару тощо.

2.За етапами виробничо-господарської діяльності: попередній, поточний та завершальний (див.рис. 5.1).

Рис.5.1. Взаємозв язки між попереднім, поточним та завершальним контролем

Попередній контроль здійснюють на вході в систему організації на основі встановлених правил, процедур, норм поведінки тощо. Цей вид контролю використовують щодо людських (трудових), матеріальних, фінансових, інформаційних, енергетичних та інших ресурсів.

Поточний контроль реалізується в процесі виробничо-господарської діяльності. Його характеризують такі особливості: управлінська необхідність; наявність мети, спрямованість на конкретні робочі місця; використання зовнішніх ресурсів для внутрішнього споживання організації; націленість на всі види діяльності організації.

Завершальний контроль здійснюють на виході із системи організації. Він необхідний для виявлення рівня досягнутих результатів в організації, забезпечення мотивації (наприклад, при оплаті праці, преміюванні тощо).

Для підвищення ефективності кожного із видів контролю доцільно їх реалізовувати стосовно конкретних видів ресурсів (див.табл. 5.1).

Характеристика попереднього, поточного та завершального контролю в організації

Види ресурсів	Характеристика процесу контролю щодо кожного виду ресурсів

ПОПЕРЕДНІЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується на основі аналізу ділових і професійних навичок претендентів на вакантні посади, кваліфікації, рис характеру, які задовольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюють мінімальний рівень вимог до працівників щодо професійної освіти, досвіду роботи, навичок
Інформаційні	Зовнішню та внутрішню інформацію, що надходить з усіх інформаційних каналів, перевіряють на достовірність і об'єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації
Фінансові	Перевіряють усі грошові надходження і видатки підприємства, їх відповідність фінансовій документації, терміни надходження, виплати
Матеріальні	Зосереджений на перевірці якості та кількості отриманих від постачальників необхідних матеріальних ресурсів відповідно до укладених договорів і зафіксованих у них критеріїв
ПОТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується в процесі виробничо-господарської діяльності. Здійснюється у формі регулярних перевірок роботи працівників, обговорення проблем, періодичної атестації працівників тощо
Інформаційні	Охоплює перевірку роботи системи оброблення, групування інформації, виділення першочергової і другорядної, термінової і нетермінової інформації, а також її розподілу в межах організації
Фінансові	Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур, використання фінансових надходжень організації, формування видатків, відповідності фінансової документації та фінансових операцій нормам чинного законодавства тощо
Матеріальні	Виявляється у перевірці ефективності використання наявних матеріальних ресурсів у процесі діяльності
ЗАВЕРШАЛЬНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Охоплює перевірку відповідності кваліфікації працівників посаді, продуктивність їх праці, здатність до постійного удосконалення професійних навичок
Інформаційні	Зосереджений на перевірці повноти, достовірності та об'єктивності інформації, необхідної для виконання поставлених завдань
Фінансові	Передбачає перевірку фактичних фінансових результатів і порівняння їх із запланованими
Матеріальні	Зорієнтований на перевірку кількості та якості виготовленої продукції

3.За рівнем централізації контролю: централізований та децентралізований: централізований контроль постає як цілеспрямована діяльність спеціалізованих контрольних служб, заснована на використанні суворих правил, інструкцій, жорстких нормативів; децентралізований контроль ґрунтується на соціальних нормах, цінностях, традиціях, корпоративній культурі.

4. За характером відносин між керівниками та підлеглими: внутрішній — виконавець сам контролює якість своєї роботи; зовнішній — дії виконавця контролює безпосередній керівник або (якщо йдеться про діяльність усієї організації) незалежний суб'єкт управління (наприклад, аудиторська фірма).

5. За сутністю завдання: лінійний — контролюється об'єкт загалом (наприклад, контроль з боку власника фірми); функціональний — контролюється лише його частина (контроль з боку фінансового менеджера, комерційного директора, начальника виробництва тощо); операційний — контроль лише однієї окремої характеристики стану та поведінки об'єкта (наприклад, контроль розмірів матеріальних витрат чи фонду оплати праці).

6. За якісними характеристиками: одиничний — контроль одного параметра; множинний — контроль багатьох параметрів; багатофункціональний — контроль даних, які використовують для оцінювання різних управлінських функцій.

Процес контролю реалізується в кілька етапів:

1.Визначення стандартів і критеріїв. Стандарт — це офіційний державний або нормативно-технічний документ галузі, підприємства, що визначає характеристики вимог, яким повинен відповідати певний вид продукції; критерій — показник, за яким оцінюють якість
роботи, продукції тощо. Загальноприйнятими щодо них є такі вимоги: обмеженість у часі, конкретність, реальність, можливість прогнозування показників і результатів.

2.Оцінювання виконання. Полягає у з’ясуванні відповідності кількості та якості робіт, продукції, загального стану суб’єкта встановленим стандартам, загальноприйнятим нормам і критеріям. Потребує залучення відповідних ресурсів, спеціальних контрольних засобів та
приладів; може здійснюватися централізовано і децентралізовано.

3.Порівняння досягнутих результатів з установленими стандартами. Його здійснюють у кілька етапів: встановлення масштабу допустимих відхилень; вимірювання результатів; передача і поширення інформації про конкретні результати; оцінка інформації про отримані результати.

4.З'ясування необхідності коректив. Від ефективності процедур на цьому етапі залежить подальше функціонування організаційної системи та її окремих елементів. Здійснюється на основі обґрунтованих висновків щодо відповідності чи невідповідності робіт, продукції встановленим стандартам. У разі виявлення невідповідності виникає потреба у корективах (усунення недоліків, зміна стандартів тощо), що є завданням функції регулювання.

Ефективність контролю залежить від таких чинників: об'єктивність критеріїв і стандартів, які б забезпечували реальні можливості людей та справедливість контролю; якісне інформування про стан контрольованих об’єктів і процесів; уникнення прискіпливого контролю; використання методів матеріального стимулювання за дотримання встановлених критеріїв, досягнення запланованих результатів; впровадження інформаційно-управлінської системи контролю; надання особливої уваги контролю виробничих процесів. Важливим при цьому є ефективне функціонування інформаційно-управлінської системи контролю — формалізованої системи підготовки інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень.