Вопрос 18 Подготовка к проведению делового совещания

В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: принятие решения о его проведении, определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения, а при необходимости — размещения, питания, проезда участников к месту заседания.

После того как принято решение о проведении совещания, намечается состав участников. Приглашается достаточное число, но только тех, которые действительно необходимы, при отсутствии которых совещание было бы неэффективным. Однако степень деловой заинтересованности — не единственный критерий при отборе участников совещания. Иногда необходимо учитывать и достаточность их служебных прав.

Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать дискутантов. Причем речь идет не о поиске угодных руководству лиц, а о привлечении к участию в дискуссии достаточно спокойных, выдержанных людей, способных корректно реагировать на противоположные точки зрения и их приверженцев. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени — т. е. времени, необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу — начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: если оно окончится за 15 минут до обеденного перерыва, это наверняка будут потерянные минуты.

Требуется заблаговременно оповестить участников совещании его проведении и познакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

Вопрос 21 Формальное и неформальное управление

В реальной практике, как обоснованно утверждает Э.М.Коротков в "Концепции менеджмента", происходит отчетливо наблюдаемое разделение управления на формальное и неформальное. Управлять - это не всегда значит давать указания, разрешения, распоряжения, подписывать приказы и накладывать резолюции, устанавливать ответственность и требовать выполнения функций. Зачастую оказывается более эффективной просты беседа с подчиненным, просьба выполнить ту или иную работу. Непринужденное доброжелательное и внимательное отношение, как правило, воодушевляет работника на активность, самостоятельность, творчество, на высокопроизводительный труд. Неформальное отношение менеджера к подчиненным, к коллективу и даже к проблемам и вообще к делу является необходимым элементом всякого управления, и его с пользой для дела необходимо по возможности использовать. Это важно еще и в связи с тем, что в практике управления возникают такие проблемы и такие ситуации, которые можно решить только на неформальной основе. Более того, количество таких проблем возрастает по мере развития личности, производства и общества.

В деятельности человека и в развитии организации все большую роль играет творческий подход к работе, личная инновационность. Именно они служат главными факторами функционирования и развития фирмы, предприятия. Творческое же и инновационное отношение к делу в значительной степени определяется неформальным управлением, позитивной социально- психологической направленностью. Можно заставить подчиненного исполнять, трудно принудить его мыслить и творить.

Предельно четкое формальное управление имеет определенные преимущества. Повышение ответственности, возможность контроля, продуманность в распределении функций, исполнительская дисциплина, некоторый автоматизм в работе способствуют оперативности и своевременности решений. Однако работа только формальная, без творчества и энтузиазма в современных условиях не может восприниматься позитивно. Необходимо сочетание формального и неформального видов управления. Важна взаимодополняемость одного другим.

Признаками формального управления служит опора на формально действующие (утвержденные, введенные в действие) организационные положения, использование административных рычагов воздействия (приказ, установленная административная ответственность, дисциплинарное требование), жесткий контроль исполнения, учет укладывающихся в установленный. порядок факторов работы.

Признаками неформального управления является опора на человеческие неформальные отношения (сильные и слабые стороны человеческой природы, уважение, авторитет, самолюбие, психологическая расположенность, заинтересованность, система индивидуальных или коллективных ценностей, лидерство).

Усиление роли формального управления ведет к бюрократизму, делает его бездушным, механическим и не всегда эффективным. Однако полное отсутствие формального подхода в управлении также недопустимо,

Преувеличение роли неформального управления, особенно без учета конкретных обстоятельств работы, анализа ситуации сопряжено с отрицательными последствиями. В этом случае могут возникнуть бесконечные конфликты, подхалимство, безответственность, протекционизм.

Отсюда очень важно найти оптимальное сочетание формального и неформального управления, которое бы в наивысшей степени влияло на повышение эффективности деятельности организации. Факторы, от которых зависит такое сочетание, следующие: качество персонала, личность менеджера,социально- экономическая обстановка, психологический климат, тип управления (стратегическое, инновационное, маркетинг, корпоративное, антикризисное и пр.); интересы, ценности и мотивы, господствующие в коллективе, динамика развития коллектива, фирмы, организации.

В понимании формального и неформального управления могут проявляться различные тенденции, изменения их сочетания. Существуют объективные границы, за которыми попытка формализации управления ведет к неустойчивости управляемой системы и в дальнейшем к ее разрушению. Это ситуация превращения человека в машину, робота. Гранью усиления неформального управления в рамках конкретной организации, за пределами которой система также скатывается к кризисным ситуациям и разваливается, служат ситуации безответственности, отсутствия контроля, конфликтности.

Построить необходимое сочетание формального и неформального управления помогает глубокое понимание менеджером всех факторов активизации деятельности человека в конкретных условиях работы, изучение главенствующих в коллективе потребностей, интересов и ценностей.

Дата добавления: 2017-02-01; Просмотров: 60; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!