Оформлення та передавання справ в архівний підрозділ

Формування документів справи.

Формування справ – це групування завершених у діловодстві документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Існують такі вимоги до групування документів:

- у справи вміщують тільки оригінали документів або, якщо немає оригіналів – засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимого чинних нормативно-правових актів і стандартів;

- не допускається включення до справ постійного збереження чернеток, особистих документів, розмножених копій документів, що підлягають поверненню;

- документи групують у справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні (що завершуються наступного року) справи. Особові справи формуються протягом усього часу роботи працівника на підприємстві;

- документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду України і передаються на державне (постійне) зберігання, та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формують у різні справи.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи підприємства, документи постійного та тимчасового зберігання, що стосуються одного питання можуть групуватися впродовж року в одну справу. Після завершення року або вирішення питання документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

- до однієї справи вміщуються документи лише постійного зберігання, а до іншої – тимчасового;

- до справи вміщують документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс. При цьому на початку справи завжди вміщують ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи у логічній послідовності та хронології їх видання.

Оформлення справ для передання в архів.

В архів підприємства передаються справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу разом з реєстраційними журналами та контрольно-обліковими картками документи, як правило, через два роки після їх закінчення у діловодстві.

Закінчені в діловодстві справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) також можуть передаватися в архів підприємства за рішенням його керівника, у разі якщо в канцелярії недостатньо місця для їх зберігання.

Кожна сформована справа постійного або тривалого зберігання підлягає певному оформленню, що передбачає:

- нумерацію аркушів справи;

- складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи;

- складення засвідчувального напису справи;

- оправлення справи в обкладинку з твердого картону;

- оформлення обкладинок справ.

Нумерація аркушів справи.

Всі аркуші справи, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, відповідальний за діловодство повинен пронумерувати арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольоровим олівців для нумерації аркушів забороняється.

Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Аркуш формату більшого ніж А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4. Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

Підшиті в справи конверти із вкладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в ньому.

Підшиті в справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають цю нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосовування літерних номерів аркушів.

Складання внутрішнього опису документів справи.

Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам’ятки, документи з грифом «Для службового користування», особові, судово-слідчі справи тощо. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких інших діловодних справ визначається інструкцією з діловодства підприємства.

Внутрішній опис (див. Додаток 3) складається на окремому аркуші за формою, яка містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису та кількість аркушів внутрішнього опису. Складений внутрішній опис підписується відповідальним за діловодство. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (внесення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі «Примітки» із посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо), після чого до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Складення засвідчувального напису справи.

Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис (див. Додаток 4) складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи; у примірниках справ, виготовлених поліграфічним способом (облікові журнали, книги тощо), – на зворотному боці останнього чистого аркуша.

У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+», кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

У засвідчувальному написі зазначаються такі особливості нумерації документів справи:

- наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

- номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

- номери великоформатних аркушів;

- номери конвертів із вкладеннями і кількість аркушів укладень.

Складений засвідчувальний напис підписується відповідальним за діловодство. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному написі із посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

Оправлення справ.

Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу слід оправляти у тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, – прошивати на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому всі металеві скріплення (скріпки, булавки тощо) вилучаються з документів.

Під час оправлення або прошивання документів справи не дозволяється зачіпати їх текст. Якщо ж текст надруковано надто близько від лівого краю аркушів, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, яку мають їх носії тексту.

Оформлення обкладинок справи.

Оформлення обкладинок справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання (див. Додаток 5).

Обкладинки справ постійного зберігання та з особового складу оформляють після узгодження описів на дані групи справ на ЕПК державної архівної установи.

Оформлення обкладинок справ з термінами зберігання понад 10 років (не рахуючи справ по особовому складу) проводять після погодження та затвердження описів з ЕК і керівником організації. Справи з термінами зберігання до 10 років включно допускається залишати на швидкозшивачах. При необхідності в написі на обкладинках цих справ, які були зроблені на початку діловодного року при закладі справ, вносять уточнення та доповнення (вказують номери і крайні дати документів, уточнюють назваорганізації і структурного підрозділу тощо).

Обкладинки справ повинні містити такі реквізити:

- назва організації та її безпосередня підпорядкованість;

- найменування структурного підрозділу;

- індекс справи;

- номер справи (тому, частини) по річному розділу зведеного опису справ;

- заголовок справи;

- анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи);

- дата справи (тому, частини);

- кількість аркушів у справі;

- термін зберігання справи;

- архівний шифр справи.

На обкладинці справ постійного зберігання передбачають місце нижче верхнього Поля для найменування державного архіву, у який будуть передані справи даної організації на державне зберігання.

Найменування організації вказують на обкладинках повністю в називному відмінку, із зазначенням повного найменування організації, якій вона підпорядкована (також у називному відмінку). При наявності офіційно прийнятих скорочень найменувань організації та вищестоящої організації їх пишуть в дужках після повного найменування.

Дата добавления: 2017-02-01; Просмотров: 73; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!