Критерій 4. Стиль управління і корпоративна культура організації

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 Следующая ⇒

Критерій 3. Річний обсяг документообігу на підприємстві.

Критерій 2. Масштаби організації.

Доцільно виділити (умовно) такі класи організацій:

— невеликі (десятки-сотні співробітників);

— середні (сотні — тисячі співробітників);

— великі (десятки тисяч співробітників).

Чим більше в організації співробітників, тим складніше стають управлінські Процеси, тим вище зацікавленість керівництва у впровадженні систем електронного документообігу.

Об'єднавши 2 і 3 критерій можна одержати чотири підмножи-ни організацій різних типів:

— ЗМІ, архіви;

— малий офіс;

— міністерства, холдинги;

— комерційні фірми.

Стиль управління (авторитарний або демократичний) значною мірою визначає та формує очікування замовника від впровадження системи електронного документообігу.

Авторитарний стиль потребує жорсткої ієрархічної структури, суворої субординації, характеризується слабко вираженими зв'язками між підрозділами організації. При впровадженні систем електронного документообігу важливими є функції реєстрації документів та контролю виконавської дисципліни

Демократичний стиль вирізняється значним ступенем делегування повноважень та відповідальності, замученістю співробітників до процесу управління. При впровадженні систем електронного документообігу потребує спільної роботи з документами, підтримка командної роботи, усунення бар'єрів між структурними підрозділами та ін.

Параметри, що описують документообіг в організації та її структурних підрозділах і визначають необхідність впровадження системи електронного документообігу.

Для систем документообігу основними параметрами є:

— обсяг документообігу;

— швидкість руху документів;

— вартість виконання типових операцій над документами.

Параметр 1. Обсяг документообігу

Показник	Характеристика показника	Чинники підвищення ефективності від впровадження електронного документообігу
Потік вхідних документів	Число документів, що надходять в організацію протягом року	Скорочення витрат на паперові документи
Потік вихідних документів	Число документів, що надсилаються організацією протягом року	Скорочення витрат на паперові документи
Обсяг внутрішнього документообігу	Число документів (наказів, розпоряджень, службових записок, заяв та ін.), які створюються в організації протягом року	Скорочення витрат на паперові документи
Рівномірність документопотоку протягом року	Типові сезонні коливання кількості вхідних документів, загальна тенденція зміни обсягів, пов'язана із збільшенням або скороченням організації, збільшенням або спадом ділової активності	Скорочення витрат на паперові документи
Обсяги документообігу у структурних підрозділах	Характеризується розподілом документів між структурними підрозділами	Скорочення витрат на паперові документи
Обсяги документообігу за видами документів	Характеризує витрати на обробку певного виду документів	Скорочення витрат на паперові документи
Частка контрольних документів	Відношення кількості документів, які ставлять на контроль до загальної кількості документів	Скорочення витрат на паперові документи
Середній обсяг документів	Характеризує кількість інформації, яка надсилається у окремому документі. Для документів, що надсилаються комп'ютерними мережами, обсяг вимірюється у Кб, для друкованих — кількість сторінок	Скорочення витрат на паперові документи
Середня кількість копій	Для паперових документів до впровадження множу вальної техніки — 5—6 копій (за кількістю резолюцій), із впровадженням копіювальної техніки — документ копіюється до 18 разів	Скорочення витрат на паперові документи

Параметр 2. Швидкість руху документів

Показник	Характеристика показника	Чинники підвищення ефективності від впровадження електронного документообігу
Час реєстрації одного документа	Витрачається не більше однієї хвилини	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоків
Час передавання одного документа на виконання	Середній час, який проходить з моменту надходження документа в організацію до моменту, коли він опиняється в руках відповідального виконавця (не менше 1 дня)	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоків Зміна корпоративної культури організації
Час пересилання документа між структурними підрозділами	У невеликих локальних організаціях — кілька хвилин. Чим більш організація, тим більше значення показника (до кількох днів для віддалених підрозділів)	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоківЗміна корпоративної культури організації
Час пошуку документа за відомими атрибутами	При «паперовій» технології— кілька хвилин	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоків
Час пошуку документа з невідомими атрибутами	При «паперовій» технології—кілька годин і навіть днів	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоків Зміна корпоративної культури організації
Час підготовки і узгодження типових документів	Типові документи — проекти наказів, угод, плани роботи та ін При оцінці показника можуть виникнути проблеми, пов'язані з доступністю та достовірністю даних. Можна оцінити, порівнюючи дату підпису відповідного документа і дату одержання першого підпису на листі узгодження	Прискорення інформаційних потоків Зміна корпоративної культури організації
Час, що витрачається на підготовку типових звітів	На підготовку звітів може витрачатись 30—40% робочого часу	Прискорення інформаційних потоків Зміна корпоративної культури організації

Параметр 3. Вартість виконання типових операцій над документами

Показник	Характеристика показника	Чинники підвищення ефективності від впровадження електронного документообігу
Вартість робочого часу співробітників	Засоби на оплату праці, оренду виробничих приміщень, податкові виплати	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників
Вартість ресурсів	Папір, витратні матеріали, принтери, копіювальні апарати, витрати на утримання архіві, амортизаційні відрахування та ін.	Скорочення витрат на паперові документи

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 Следующая ⇒

Поделиться с друзьями:

Дата добавления: 2015-05-26; Просмотров: 600; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Критерій 4. Стиль управління і корпоративна культура ор­ганізації

Критерій 4. Стиль управління і корпоративна культура організації